Gửi thông báo
Thông báo là tính năng quan trọng hỗ trợ chủ nhà trong việc:
- ✅ Gửi thông báo công việc đến các bộ phận liên quan trong quản lý vận hành căn hộ
- 🔧 Tiếp nhận thông tin sự cố từ khách thuê và theo dõi tiến trình sửa chữa
- ⏰ Nhắc nhở tự động khi đến kỳ ghi chỉ số công tơ điện nước, hợp đồng sắp hết hạn
- 💰 Theo dõi thanh toán để nhắc nhở hóa đơn quá hạn hoặc chưa thanh toán hết
- 📱 Gửi thông báo đến phòng/căn hộ thông qua Ứng dụng Resident - Bất động sản và cư dân số 4.0
Hệ thống hỗ trợ gửi thông báo qua 3 kênh: Ứng dụng Resident, Email và Zalo Bot để đảm bảo khách thuê nhận được thông tin kịp thời.
1. Thêm thông báo
Truy cập màn Thông báo
Tại màn hình chính, nhấn chọn Thông báo.
Mở form thêm mới
Màn hình Danh sách thông báo hiển thị. Nhấn nút Thêm thông báo.
Điền thông tin thông báo
Tại màn Chi tiết Thêm thông báo, điền các thông tin cần thiết:
Phần nội dung:
| Trường thông tin | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tiêu đề | ✅ | Tiêu đề ngắn gọn, súc tích cho thông báo |
| Nội dung | ✅ | Nội dung chi tiết bạn muốn thông báo đến cư dân |
| Đính kèm | ❌ | Chọn ảnh hoặc file đính kèm (nếu cần) |
Phần kênh gửi:
| Kênh | Mô tả |
|---|---|
| Ứng dụng Resident | Gửi push notification qua app di động |
| Gửi đến địa chỉ email của khách thuê | |
| Zalo Bot | Gửi tin nhắn qua Zalo tự động |
Khu vực chọn người nhận:
Chọn một trong hai cách:
- Theo tòa nhà: Gửi cho tất cả phòng trong tòa nhà
- Theo phòng: Chọn từng phòng cụ thể
Những trường đánh dấu (*) là bắt buộc phải điền thông tin.
Gửi thông báo
Nhấn Lưu để hoàn thành thao tác gửi thông báo.
Kiểm tra trạng thái:
Nếu tạo thành công, hệ thống hiển thị thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công”.
Kiểm tra cột Trạng thái để biết thông báo đã được chuyển tới khách thuê thành công hay chưa:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đã gửi | Thông báo đã được gửi thành công |
| Đang gửi | Hệ thống đang xử lý gửi |
| Thất bại | Gửi không thành công (kiểm tra lại thông tin người nhận) |
Thông báo sẽ được gửi tức thì đến tất cả khách thuê trong danh sách người nhận qua các kênh đã chọn.
2. Sửa thông báo
Trong trường hợp muốn chỉnh sửa thông tin thông báo, nhấn nút Cập nhật để chỉnh sửa.
Giới hạn chỉnh sửa:
Do thông báo đã gửi đến khách hàng, bạn chỉ được cập nhật:
- ✅ Tiêu đề
- ✅ Nội dung
- ✅ Đính kèm
KHÔNG THỂ cập nhật:
- ❌ Người nhận
- ❌ Phương thức gửi
Sau khi cập nhật xong thông tin, nhấn Lưu để hoàn thành thao tác sửa thông báo.
3. Xóa thông báo
Nếu muốn xóa thông báo đã tạo, nhấn nút Xóa tại màn hình Danh sách thông báo.
Hệ thống xác nhận với câu hỏi: “Bạn đang thực hiện thao tác xóa thông báo. Bạn có chắc chắn muốn xóa không?”
Nhấn nút Xóa để hoàn thành thao tác.
Lưu ý: Xóa thông báo sẽ không thu hồi thông báo đã gửi đến khách thuê. Nó chỉ xóa bản ghi trong hệ thống của bạn.
Các tính năng nâng cao
Lọc thông báo
Lọc theo:
- Thời gian: Lọc thông báo theo khoảng thời gian gửi
- Trạng thái: Đã gửi, Đang gửi, Thất bại
- Tòa nhà: Lọc theo căn hộ/tòa nhà đã gửi
- Kênh gửi: App, Email, Zalo Bot
Xem chi tiết thông báo
Nhấn vào tiêu đề thông báo để xem:
- Nội dung đầy đủ
- Danh sách người nhận
- Trạng thái gửi chi tiết cho từng người nhận
- File đính kèm (nếu có)
- Lịch sử chỉnh sửa
Gửi lại thông báo
Nếu thông báo gửi thất bại:
- Nhấn Thao tác → Gửi lại
- Kiểm tra lại thông tin người nhận
- Hệ thống sẽ thử gửi lại cho những người nhận chưa nhận được
Các loại thông báo phổ biến
Thông báo chung
Mục đích: Thông báo thông tin chung đến tất cả cư dân.
Ví dụ nội dung:
Tiêu đề: Thông báo lịch cắt điện định kỳ
Nội dung: Kính gửi Quý cư dân,
Căn hộ sẽ thực hiện cắt điện định kỳ để bảo trì hệ thống điện vào:
- Thời gian: 8:00 - 12:00, Chủ nhật 15/11/2025
- Phạm vi: Tòa nhà A, tầng 1-5
Vui lòng chuẩn bị trước để không ảnh hưởng đến sinh hoạt.
Trân trọng!
Tips & Best Practices
Mẹo gửi thông báo hiệu quả:
1. Tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng
- Tối đa 50-60 ký tự
- Nêu rõ nội dung chính (VD: “Thông báo cắt nước”, “Nhắc thanh toán hóa đơn”)
2. Nội dung có cấu trúc
- Chào hỏi lịch sự
- Nội dung chính (thời gian, địa điểm, yêu cầu)
- Kết thúc lịch sự
- Thông tin liên hệ (nếu cần)
3. Chọn kênh gửi phù hợp
- Urgent (khẩn cấp): App + Zalo Bot
- Quan trọng: App + Email
- Thông thường: App hoặc Email
4. Thời điểm gửi hợp lý
- Tránh gửi quá sớm (trước 7:00) hoặc quá muộn (sau 22:00)
- Thông báo thanh toán: Trước hạn 3-5 ngày
- Thông báo sự cố: Gửi ngay khi phát hiện
5. Đính kèm hình ảnh/file khi cần
- Hình ảnh minh họa cho thông báo bảo trì
- File PDF cho quy định, biểu mẫu
- Giữ file dưới 5MB để tải nhanh
Các tình huống xử lý
Thông báo gửi thất bại
Nguyên nhân phổ biến:
- Khách thuê chưa cài đặt app Resident
- Email không tồn tại hoặc sai
- Số điện thoại chưa liên kết Zalo
- Khách thuê chặn nhận thông báo
Cách xử lý:
- Kiểm tra lại thông tin liên hệ của khách thuê
- Cập nhật email/SĐT chính xác
- Hướng dẫn khách thuê cài đặt app và bật thông báo
- Gửi lại qua kênh khác (VD: Zalo cá nhân, SMS)
Gửi nhầm thông báo
Cách xử lý:
- Gửi thông báo đính chính ngay lập tức
- Xin lỗi và giải thích rõ ràng
- Gửi thông tin đúng kèm lưu ý “Thông báo cập nhật”
Khách thuê không phản hồi
Cách xử lý:
- Gửi nhắc nhở lần 2 sau 2-3 ngày
- Liên hệ trực tiếp qua điện thoại
- Ghi nhận trạng thái “Chưa phản hồi” để theo dõi
Hỗ trợ
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về tính năng thông báo, vui lòng liên hệ:
- Hotline: 0355.430.074
- Email: contact@resident.vn
Các trang liên quan
- Hóa đơn - Quản lý và gửi hóa đơn cho khách thuê
- Khách hàng - Quản lý thông tin liên hệ khách thuê
- Hợp đồng - Theo dõi hợp đồng sắp hết hạn