Quản lý Khách hẹn
Tính năng Khách hẹn giúp bạn dễ dàng theo dõi và sắp xếp lịch hẹn xem nhà giữa khách hàng tiềm năng và phòng trống. Từ đó quản lý thời gian hiệu quả, tránh trùng lặp lịch và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chốt giao dịch nhanh chóng hơn.
Tổng quan
Quy trình quản lý khách hẹn bao gồm:
- Tạo lịch hẹn: Đặt lịch xem phòng cho khách hàng mới
- Theo dõi tiến trình: Chuyển đổi trạng thái từ B1 → B2 → B3
- Quản lý người phụ trách: Phân công nhân viên theo dõi từng khách
- Chuyển đổi sang đặt cọc: Khi khách quyết định thuê
🎯 Quy trình 3 bước: B1: Bắn khách → B2: Hẹn khách → B3: Tư vấn bán hàng → Đặt cọc
Thêm khách hẹn mới
Truy cập màn hình quản lý
Từ menu chính, chọn Khách hàng > Khách hẹn
Khởi tạo lịch hẹn
Nhấn nút [+] ở góc trên bên phải để mở form thêm khách hẹn
Điền thông tin khách hẹn
Điền đầy đủ các trường thông tin:
Thông tin nhân viên phụ trách
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Người tìm khách | Nhân viên phụ trách tìm kiếm khách | ✅ |
| Người phụ trách | Nhân viên chăm sóc và theo dõi khách | ✅ |
| CTV tìm khách | Cộng tác viên giới thiệu khách (nếu có) | ❌ |
💡 Thêm nhân viên mới: Nếu chưa có trong danh sách, bạn có thể thêm mới trong phần Loại tài khoản và Người dùng .
Thông tin khách hàng
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Họ tên | Tên đầy đủ của khách hàng | ✅ |
| Số điện thoại | Số điện thoại liên hệ | ✅ |
| Nguồn khách | Kênh tiếp cận (Facebook, Zalo, Bạn bè…) | ✅ |
Thông tin lịch hẹn
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tòa nhà | Tòa nhà có phòng cần xem | ✅ |
| Phòng cần xem | Chọn phòng cụ thể hoặc nhiều phòng | ✅ |
| Thời gian hẹn xem | Ngày giờ hẹn xem phòng | ✅ |
Lưu ý: Kiểm tra lịch hẹn trùng để tránh xung đột thời gian giữa các cuộc hẹn.
Hoàn tất và lưu
Nhấn nút Lưu để hoàn thành việc tạo lịch hẹn
Lịch hẹn mới sẽ xuất hiện trong danh sách với trạng thái B1: Bắn khách.
Chuyển đổi trạng thái khách hẹn
Sau khi tạo khách hẹn, cần chuyển đổi qua các bước tiếp theo:
B1: Bắn khách → B2: Hẹn khách
Nhấn nút Chuyển tiếp
Tại cột Thao tác, nhấn icon Chuyển tiếp
Điền thông tin chuyển tiếp
- Chọn Người phụ trách cho bước tiếp theo
- Thêm Ghi chú về tình hình khách (tùy chọn)
- Nhấn Lưu để xác nhận
Trạng thái sẽ chuyển sang B2: Hẹn khách
B2: Hẹn khách → B3: Tư vấn bán hàng
Tiếp tục nhấn icon Chuyển tiếp và điền thông tin tương tự để chuyển sang B3: Tư vấn bán hàng.
💼 B3: Tư vấn bán hàng: Đây là bước quan trọng để tư vấn chi tiết, giải đáp thắc mắc và thuyết phục khách quyết định thuê.
B3: Tư vấn bán hàng → Đặt cọc
Sau khi khách đồng ý thuê và đặt cọc:
- Tại cột Thao tác, nhấn icon Đặt cọc
- Điền thông tin đặt cọc theo hướng dẫn trong mục Đặt cọc
- Nhấn Lưu để hoàn thành
✅ Chốt giao dịch thành công: Sau khi đặt cọc, khách hẹn sẽ chuyển thành khách đặt cọc và bắt đầu quy trình ký hợp đồng.
Các thao tác khác
Trong quá trình quản lý khách hẹn, bạn có thể thực hiện các thao tác:
Đánh dấu thất bại
Khi khách không có nhu cầu thuê hoặc không liên lạc được:
- Nhấn Đánh dấu thất bại trong cột Thao tác
- Chọn lý do thất bại (Không có nhu cầu, Giá cao, Không liên lạc được…)
- Thêm ghi chú chi tiết
- Nhấn Lưu
⚠️ Lưu ý: Khách đánh dấu thất bại vẫn được lưu trong hệ thống để tham khảo và tái tiếp cận sau.
Chỉnh sửa thông tin
- Nhấn nút Sửa trong cột Thao tác
- Cập nhật thông tin cần thay đổi
- Nhấn Lưu để xác nhận
Xóa khách hẹn
- Nhấn nút Xóa trong cột Thao tác
- Xác nhận thao tác trong hộp thoại
Cảnh báo: Thao tác xóa không thể hoàn tác. Hãy cân nhắc sử dụng “Đánh dấu thất bại” thay vì xóa để giữ lại dữ liệu.
Mẹo và thực hành tốt
📅 Nhắc lịch tự động: Thiết lập thông báo để nhắc nhở khách và nhân viên trước thời gian hẹn 1-2 giờ.
👥 Phân công hợp lý: Gán người phụ trách theo khu vực hoặc loại phòng để tối ưu hiệu quả tư vấn.
📊 Theo dõi tỷ lệ chuyển đổi: Thống kê số khách hẹn chuyển thành đặt cọc để đánh giá hiệu quả tư vấn.
📝 Ghi chú chi tiết: Ghi lại nhu cầu, ngân sách, ưu tiên của khách để tư vấn chính xác hơn.
🔄 Tái tiếp cận khách cũ: Định kỳ kiểm tra danh sách khách thất bại để tái tiếp cận khi có phòng phù hợp.
Báo cáo và thống kê
Hệ thống cung cấp các báo cáo về khách hẹn:
- Số lượng khách hẹn theo thời gian: Theo ngày/tuần/tháng
- Tỷ lệ chuyển đổi: Từ khách hẹn sang đặt cọc
- Hiệu suất nhân viên: Số khách được tư vấn và tỷ lệ chốt
- Nguồn khách hiệu quả: Kênh nào mang lại nhiều khách nhất
Hỗ trợ
Nếu bạn gặp khó khăn hoặc cần hỗ trợ thêm, vui lòng liên hệ:
- Hotline: 0355.430.074
- Email: contact@resident.vn
Đội ngũ hỗ trợ của Resident luôn sẵn sàng giúp đỡ bạn!