Ghi chỉ số
Tổng quan
Chốt chỉ số công tơ điện nước là hoạt động thường kỳ hàng tháng của các đơn vị kinh doanh nhà cho thuê. Khi áp dụng phần mềm quản lý Bất động sản Resident vào quản lý, việc ghi nhận các chỉ số điện nước lên phần mềm trở nên:
- Nhanh chóng và chính xác
- Có thể ghi từng phòng hoặc hàng loạt bằng file Excel
- Tự động tính toán tiền điện nước
- Lưu trữ lịch sử chỉ số để đối chiếu
- Hỗ trợ chụp ảnh công tơ làm bằng chứng
Việc ghi chỉ số đúng cách và kịp thời giúp đảm bảo hóa đơn được lập chính xác và gửi cho khách thuê đúng thời hạn.
1. Ghi chỉ số từng phòng
Truy cập màn hình Ghi chỉ số
Tại màn hình chính, ấn chọn mục Tài chính → Ghi chỉ số
Thêm chỉ số mới
Ấn nút dấu (+) để Thêm chỉ số
Điền thông tin công tơ
Màn hình Công tơ sẽ xuất hiện, hãy điền thông tin theo yêu cầu của hệ thống:
Những mục đánh dấu (*) là những mục bắt buộc phải điền thông tin
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tòa nhà | Chọn tòa nhà cần ghi chỉ số | ✅ |
| Phòng | Chọn phòng cần ghi chỉ số | ✅ |
| Loại công tơ | Điện, Nước, hoặc các loại khác | ✅ |
| Tháng chốt | Tháng ghi chỉ số | ✅ |
| Ngày chốt | Ngày ghi chỉ số | ✅ |
| Công tơ chưa chốt trong tháng | Hệ thống hiển thị danh sách công tơ chưa chốt | - |
| Chỉ số đầu | Chỉ số cuối tháng trước (tự động hiển thị) | - |
| Chỉ số mới | Chỉ số hiện tại của công tơ | ✅ |
| Hình ảnh công tơ | Chụp ảnh công tơ làm bằng chứng | ❌ |
Lưu và duyệt chỉ số
Ấn nút Lưu để xác nhận thao tác Ghi chỉ số mới của các công tơ
Nếu thành công, hệ thống sẽ bắn thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và hiển thị thông tin ra màn Chốt chỉ số
Về việc duyệt chỉ số:
Thường sau khi chốt chỉ số thành công, hệ thống sẽ hiển thị thêm nút “Duyệt” màu xanh (Thao tác → Duyệt) để bạn xác nhận các chỉ số đã chuẩn thông tin trước khi lên hóa đơn gửi khách hàng.
Bạn có thể:
- Tích chọn để duyệt hàng loạt nhiều chỉ số cùng lúc
- Cài đặt duyệt tự động nếu muốn hệ thống tự động duyệt thay bạn
2. Ghi chỉ số hàng loạt bằng file Excel
Đối với các đơn vị có nhiều phòng, việc ghi chỉ số hàng loạt bằng file Excel giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Truy cập màn hình Ghi chỉ số
Tại màn hình chính, ấn chọn mục Ghi chỉ số
Chọn nhập dữ liệu
Ấn nút Thêm dữ liệu hình mũi tên đi lên
Tải file mẫu
Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết màn nhập dữ liệu. Hãy ấn vào “Tải file mẫu tại đây” để tải file mẫu xuống
Điền dữ liệu vào file Excel
Mở file mẫu và điền dữ liệu công tơ theo các trường thông tin hệ thống yêu cầu nhập
Lưu ý:
- Những mục đánh dấu (*) là những mục bắt buộc phải điền thông tin
- Kiểm tra kỹ chỉ số mới phải lớn hơn chỉ số đầu
- Đảm bảo tên phòng khớp chính xác với hệ thống
Upload file và nhập dữ liệu
Đẩy file dữ liệu lên hệ thống bằng cách:
- Ấn nút “Chọn file” hoặc
- “Kéo thả file” vào màn Chi tiết nhập dữ liệu
Sau đó ấn nút Nhập dữ liệu
Nếu bạn nhập dữ liệu thành công, hệ thống sẽ bắn thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và hiển thị thông tin chi tiết tại màn Ghi chỉ số
3. Các tính năng khác tại màn Ghi chỉ số
a. Sửa, Xóa chỉ số
Sửa/Xóa từng chỉ số
Nếu bạn muốn Sửa hoặc Xóa chỉ số đã chốt:
- Ấn nút Thao tác tại chỉ số cần thao tác
- Chọn Cập nhật (để sửa) hoặc Xóa (để xóa)
Lưu ý quan trọng:
Chỉ có thể Sửa/Xóa trong trạng thái Chưa duyệt.
Nếu chỉ số đã duyệt, bạn cần Bỏ duyệt trước để thực hiện thao tác Sửa/Xóa
Xóa hàng loạt
Nếu bạn muốn xóa hàng loạt các chỉ số:
- Tích vào ô vuông các chỉ số bạn muốn xóa
- Chọn nút icon Xóa
b. Xem thống kê
Tại màn Chốt chỉ số, hệ thống hiển thị các con số thống kê theo trạng thái công tơ:
| Trạng thái | Mô tả |
|---|---|
| Chưa chốt | Số lượng công tơ chưa chốt trong tháng |
| Đã duyệt | Số lượng chỉ số công tơ đã được duyệt trong tháng |
| Chưa duyệt | Số lượng chỉ số công tơ chưa được duyệt trong tháng |
Ngoài ra, bạn có thể xem tổng khối lượng tiêu thụ theo từng loại công tơ ở phần thống kê Khối lượng tiêu thụ.
Thống kê này giúp bạn:
- Theo dõi mức tiêu thụ điện nước của từng tòa nhà
- So sánh mức tiêu thụ giữa các tháng
- Phát hiện các trường hợp tiêu thụ bất thường
Quy trình ghi chỉ số hàng tháng
Để đảm bảo quy trình ghi chỉ số diễn ra suôn sẻ, nên tuân theo các bước sau:
- Ngày 28-30 hàng tháng: Bắt đầu ghi chỉ số
- Kiểm tra: So sánh chỉ số với tháng trước, phát hiện bất thường
- Chụp ảnh: Chụp ảnh công tơ làm bằng chứng
- Duyệt: Duyệt chỉ số sau khi kiểm tra kỹ
- Lập hóa đơn: Hệ thống tự động tính tiền và lập hóa đơn
- Gửi khách: Gửi hóa đơn cho khách thuê
Mẹo và thực hành tốt
Chụp ảnh công tơ
Luôn chụp ảnh công tơ rõ ràng khi ghi chỉ số. Điều này giúp:
- Có bằng chứng khi khách khiếu nại
- Dễ dàng đối chiếu nếu có sai sót
- Lưu trữ lịch sử để kiểm tra sau này
Kiểm tra chỉ số bất thường
Cần kiểm tra kỹ các trường hợp:
- Chỉ số mới nhỏ hơn chỉ số cũ (công tơ có thể bị thay)
- Mức tiêu thụ tăng/giảm đột biến so với tháng trước
- Phòng đang trống nhưng vẫn có tiêu thụ cao
Ghi chỉ số đúng thời hạn
Nên ghi chỉ số vào cùng một ngày mỗi tháng (ví dụ: ngày 28 hoặc 30) để:
- Đảm bảo công bằng cho khách thuê
- Dễ dàng so sánh mức tiêu thụ giữa các tháng
- Tránh tranh chấp về số ngày tính tiền
Lưu ý quan trọng
- Không được sửa chỉ số sau khi đã lập hóa đơn
- Nếu phát hiện sai sót, cần hủy hóa đơn trước khi sửa chỉ số
- Lưu giữ ảnh công tơ ít nhất 12 tháng để đối chiếu
- Thông báo trước cho khách về lịch ghi chỉ số hàng tháng
Duyệt tự động
Nếu bạn tin tưởng vào quy trình ghi chỉ số của mình, có thể bật tính năng Duyệt tự động để tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, vẫn nên kiểm tra ngẫu nhiên một số chỉ số để đảm bảo chất lượng.
Xử lý các tình huống đặc biệt
Công tơ bị hỏng
Khi công tơ bị hỏng và không thể đọc được chỉ số:
- Báo cho khách thuê biết
- Tính tiền dựa trên mức trung bình 3 tháng gần nhất
- Liên hệ thợ điện/nước để thay công tơ
- Ghi chú rõ trong hóa đơn về việc tính ước
Khách vắng nhà không cho ghi chỉ số
Khi khách vắng nhà:
- Thông báo trước lịch ghi chỉ số
- Yêu cầu khách chụp ảnh gửi cho bạn
- Nếu không liên lạc được, ước tính dựa trên tháng trước và ghi chú
- Điều chỉnh lại khi ghi được chỉ số thực tế
Phát hiện gian lận
Nếu phát hiện dấu hiệu gian lận (chỉ số không tăng, công tơ ngược,…):
- Chụp ảnh làm bằng chứng
- Thông báo cho khách thuê
- Kiểm tra lại công tơ cùng khách
- Xử lý theo quy định trong hợp đồng
Báo cáo liên quan
Bạn có thể xem các báo cáo liên quan đến ghi chỉ số tại:
- Báo cáo tiêu thụ điện nước: Thống kê mức tiêu thụ theo tháng, theo tòa nhà
- Báo cáo chỉ số bất thường: Danh sách các phòng có mức tiêu thụ tăng/giảm đột biến
- Báo cáo chưa ghi chỉ số: Danh sách phòng chưa ghi chỉ số trong tháng
- Lịch sử chỉ số: Xem lịch sử ghi chỉ số của từng phòng
Hỗ trợ
Trên đây là hướng dẫn cách ghi chỉ số điện nước và một số tính năng bổ trợ trên phần mềm quản lý Bất động sản Resident.
Mọi thắc mắc xin liên hệ ngay:
- 📞 Hotline: 0355.430.074
- 📧 Email: contact@resident.vn
Chúc các bạn thành công!