Sự cố / Công việc
Trong quản lý vận hành căn hộ/dự án có vô vàn công việc phát sinh cần xử lý. Mỗi bộ phận phụ trách sẽ có các công việc cần xử lý khác nhau.
Màn Công việc bao gồm:
- Công việc tự tạo: Công việc được tạo bởi tài khoản trong hệ thống
- Sự cố từ khách thuê: Công việc tiếp nhận từ khách thuê tại căn hộ
Các tính năng chính
Resident hỗ trợ quản lý công việc với các tính năng:
- ✅ Tạo công việc mới - Tạo và phân công nhiệm vụ
- 👤 Nhận xử lý - Tiếp nhận và bắt đầu xử lý công việc
- ✔️ Hoàn thành công việc - Ghi nhận kết quả thực hiện
- 🔍 Nghiệm thu - Đánh giá chất lượng công việc
- 📊 Lọc & Thống kê - Theo dõi tiến độ theo trạng thái
1. Tạo công việc mới
Công việc mới là công việc được tạo từ bất kỳ tài khoản nào trong hệ thống, được giao đến nhân viên phụ trách thực hiện và chưa có người nhận xử lý.
Truy cập màn Công việc
Tại màn hình chính, nhấn chọn Công việc.
Mở form thêm mới
Tại màn hình Danh sách công việc, nhấn Thêm công việc.
Điền thông tin công việc
Màn hình chi tiết Thêm công việc xuất hiện. Điền thông tin theo yêu cầu:
| Trường thông tin | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Căn hộ | ❌ | Chọn căn hộ liên quan (nếu có) |
| Phòng | ❌ | Chọn phòng cụ thể (nếu có) |
| Giường | ❌ | Chọn giường cụ thể (nếu có) |
| Tiêu đề | ✅ | Tóm tắt ngắn gọn nội dung công việc |
| Mô tả | ✅ | Mô tả chi tiết công việc cần xử lý |
| Nhóm công việc | ✅ | Chọn trong danh sách hoặc nhấn (+) để thêm mới |
| Loại công việc | ✅ | Chọn trong danh sách hoặc nhấn (+) để thêm mới |
| Mức độ ưu tiên | ✅ | Bình thường / Thấp / Gấp |
| Người thực hiện | ✅ | Chọn người phụ trách xử lý |
| Hạn hoàn thành | ✅ | Chọn ngày giờ deadline |
| Hiển thị với khách hàng | ❌ | Bật nếu muốn khách hàng xem được |
| Đính kèm | ❌ | Chọn ảnh/file đính kèm (nếu có) |
Những trường đánh dấu (*) là bắt buộc phải điền thông tin.
Lưu công việc
Nhấn nút Lưu để hoàn thành thao tác thêm công việc mới.
Nếu thành công, hệ thống hiển thị thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và công việc xuất hiện trong danh sách với trạng thái “Chưa làm”.
Công việc mới sẽ tự động thông báo đến người thực hiện đã được chọn qua app/email/Zalo (tùy cài đặt).
2. Nhận xử lý công việc
Công việc sau khi tạo sẽ được chuyển thông tin đến Người thực hiện theo danh sách đã chọn.
Nhấn nút Nhận xử lý
Nếu bạn là người phụ trách, nhấn nút Nhận xử lý để tiếp nhận công việc.
Xác nhận nhận việc
Hệ thống hiển thị câu hỏi “Bạn có chắc chắn muốn nhận việc?”
Nhấn nút Đồng ý để hoàn thành thao tác nhận việc.
Nếu thành công, công việc chuyển sang trạng thái “Đang làm”.
Bắt đầu làm việc
Khi bắt đầu xử lý công việc, nhấn nút Bắt đầu làm để cập nhật trạng thái cho người quản lý hoặc khách thuê biết bạn đã bắt đầu xử lý.
Việc nhấn Bắt đầu làm giúp tăng tính minh bạch, cho phép người quản lý và khách hàng theo dõi tiến độ xử lý.
3. Hoàn thành công việc
Nhấn nút Hoàn thành
Sau khi xử lý xong công việc, nhấn nút Hoàn thành để ghi nhận kết quả.
Điền thông tin hoàn thành
Màn hình chi tiết Hoàn thành công việc xuất hiện. Điền các thông tin:
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Thời gian hoàn thành | ✅ | Ngày giờ hoàn thành thực tế |
| Mô tả | ✅ | Mô tả kết quả, cách xử lý |
| Đính kèm | ❌ | Ảnh/file minh chứng kết quả (nếu có) |
Lưu kết quả
Nhấn nút Lưu để hoàn thành.
Nếu thành công, hệ thống chuyển công việc sang trạng thái “Chờ nghiệm thu”.
Đính kèm ảnh minh chứng giúp tăng độ tin cậy và dễ dàng nghiệm thu công việc sau này.
4. Nghiệm thu công việc
Sau khi công việc được hoàn thành, hệ thống chuyển sang trạng thái “Chờ nghiệm thu”.
Nhấn nút Nghiệm thu
Nếu bạn có tài khoản được phân quyền Nghiệm thu công việc, nhấn nút Nghiệm thu công việc.
Đánh giá kết quả
Tại màn hình Nghiệm thu, điền thông tin đánh giá:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Đánh giá kết quả xử lý | Đánh giá chất lượng công việc (Đạt/Không đạt) |
| Khách hàng đánh giá | Đánh giá của khách hàng (nếu có) |
| Nhận xét của khách hàng | Phản hồi chi tiết từ khách hàng |
Hoàn thành nghiệm thu
Nhấn Lưu để hoàn thành nghiệm thu.
Sau khi nghiệm thu xong, công việc chuyển sang trạng thái “Đã nghiệm thu”.
Bạn có thể xem lại chi tiết công việc bất kỳ lúc nào bằng cách nhấn vào Mã công việc.
5. Lọc công việc
Tính năng lọc giúp người dùng tìm kiếm thông tin nhanh và xem các thông tin liên quan trong danh sách tổng hợp.
Cách thực hiện:
Nhấn vào biểu tượng 3 gạch màu đen ở góc trên bên phải màn hình.
Các tiêu chí lọc:
| Tiêu chí | Mô tả |
|---|---|
| Trạng thái | Chưa làm, Đang làm, Chờ nghiệm thu, Đã nghiệm thu, Không đạt, Quá hạn |
| Căn hộ | Lọc theo tòa nhà/căn hộ |
| Phòng | Lọc theo phòng cụ thể |
| Nhóm công việc | Lọc theo nhóm (Sửa chữa, Vệ sinh, Kỹ thuật…) |
| Loại công việc | Lọc theo loại chi tiết |
| Mức độ ưu tiên | Bình thường, Thấp, Gấp |
| Người thực hiện | Lọc theo nhân viên |
| Thời gian | Lọc theo khoảng thời gian tạo/deadline |
Chọn các tiêu chí mong muốn → Nhấn Áp dụng.
Tính năng lọc giúp tiết kiệm thời gian, dễ dàng phân loại và theo dõi công việc theo nhiều tiêu chí khác nhau.
6. Thống kê công việc
Tại màn hình Công việc, bạn có thể theo dõi tổng số lượng công việc theo từng trạng thái tại phần Thống kê đầu trang.
Các trạng thái theo dõi:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chưa làm | Công việc mới, chưa có người nhận xử lý |
| Đang làm | Đã được nhận và đang thực hiện |
| Chờ nghiệm thu | Đã hoàn thành, chờ đánh giá |
| Đã nghiệm thu | Đã được nghiệm thu và chấp nhận |
| Không đạt | Nghiệm thu không đạt, cần làm lại |
| Quá hạn | Vượt quá deadline đã đặt |
Lợi ích của thống kê:
- 📊 Nắm bắt nhanh tình hình thực hiện công việc
- ⏰ Phát hiện kịp thời công việc quá hạn
- 👥 Đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên
- 📈 Cải thiện quy trình quản lý công việc
Thông tin thống kê giúp bạn kiểm soát và xử lý công việc hiệu quả, đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.
Quy trình làm việc hoàn chỉnh
Tạo công việc
Người quản lý tạo công việc mới và chọn người thực hiện → Trạng thái: Chưa làm
Nhận xử lý
Người thực hiện nhận việc và bắt đầu làm → Trạng thái: Đang làm
Hoàn thành
Người thực hiện ghi nhận kết quả và đính kèm minh chứng → Trạng thái: Chờ nghiệm thu
Nghiệm thu
Người có quyền nghiệm thu đánh giá kết quả → Trạng thái: Đã nghiệm thu hoặc Không đạt
Tips & Best Practices
Mẹo quản lý công việc hiệu quả:
1. Đặt tiêu đề rõ ràng, súc tích
- Tối đa 50-60 ký tự
- Nêu rõ vấn đề cần xử lý (VD: “Sửa ổ khóa phòng 301”, “Vệ sinh hành lang tầng 5”)
2. Mô tả chi tiết công việc
- Mô tả rõ hiện trạng
- Yêu cầu cụ thể cần thực hiện
- Lưu ý đặc biệt (nếu có)
3. Chọn mức độ ưu tiên phù hợp
- Gấp: Sự cố nghiêm trọng, ảnh hưởng nhiều người
- Bình thường: Công việc thường xuyên, không gấp
- Thấp: Công việc có thể làm sau
4. Đặt deadline hợp lý
- Tính toán thời gian xử lý thực tế
- Đề phòng phát sinh (thêm 20-30% thời gian)
- Ưu tiên deadline cho công việc gấp
5. Đính kèm ảnh/file minh họa
- Ảnh hiện trạng vấn đề
- Ảnh kết quả sau khi hoàn thành
- File hướng dẫn (nếu công việc phức tạp)
6. Nghiệm thu nghiêm túc
- Kiểm tra trực tiếp tại hiện trường
- So sánh với yêu cầu ban đầu
- Ghi nhận đánh giá khách quan
Phân loại công việc phổ biến
Sửa chữa
Nhóm: Sửa chữa - Bảo trì
Các loại công việc phổ biến:
Điện nước
- Sửa chữa hệ thống điện
- Thay thế thiết bị điện
- Sửa đường ống nước
- Thông tắc bồn cầu, bồn rửa
Nội thất
- Sửa cửa, khóa
- Sơn tường
- Thay gạch, lát nền
- Sửa đồ nội thất
Cơ điện
- Bảo trì thang máy
- Sửa hệ thống điều hòa
- Bảo trì máy bơm nước
- Sửa cửa cuốn, rèm
Các tình huống xử lý
Công việc quá hạn
Nguyên nhân:
- Đánh giá sai thời gian xử lý
- Thiếu nhân lực
- Vấn đề phức tạp hơn dự kiến
- Phụ thuộc bên thứ 3 (nhà cung cấp, thợ…)
Cách xử lý:
- Liên hệ người thực hiện để nắm tình hình
- Gia hạn deadline nếu hợp lý
- Bổ sung thêm nhân lực hỗ trợ
- Báo cáo khách hàng về tình hình (nếu hiển thị với khách)
Nghiệm thu không đạt
Nguyên nhân:
- Không đúng yêu cầu ban đầu
- Chất lượng không đảm bảo
- Khách hàng không hài lòng
- Thiếu sót một số hạng mục
Cách xử lý:
- Ghi rõ lý do không đạt
- Yêu cầu làm lại hoặc sửa chữa
- Đặt deadline mới
- Theo dõi chặt chẽ lần 2
Khách thuê khiếu nại
Nguyên nhân:
- Xử lý chậm
- Kết quả không đạt
- Thái độ nhân viên
- Ảnh hưởng đến sinh hoạt
Cách xử lý:
- Lắng nghe và ghi nhận đầy đủ
- Xin lỗi và giải thích rõ ràng
- Đưa ra phương án khắc phục
- Theo dõi đến khi khách hài lòng
Hỗ trợ
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về quản lý công việc, vui lòng liên hệ:
- Hotline: 0355.430.074
- Email: contact@resident.vn
Các trang liên quan
- Thông báo - Gửi thông báo về sự cố đến khách thuê
- Khách hàng - Quản lý thông tin khách thuê
- Phòng - Quản lý căn hộ/phòng