Căn hộ sắp trống
Báo cáo Căn hộ sắp trống giúp chủ nhà theo dõi các căn hộ sẽ trở nên trống trong tương lai gần.
Lợi ích của báo cáo
- 📅 Theo dõi hợp đồng sắp hết hạn: Nắm được căn hộ nào sẽ cần tìm khách mới khi hợp đồng hiện tại kết thúc
- 📋 Lập kế hoạch cho thuê: Cung cấp dữ liệu quan trọng để lên kế hoạch tìm kiếm khách thuê thay thế
- ⚠️ Tránh trống lâu: Chủ động tìm khách mới trước khi hợp đồng kết thúc, tránh tình trạng căn hộ bị trống lâu
Báo cáo này giúp bạn có thời gian chuẩn bị và tìm khách thuê mới trước khi căn hộ trống, tối ưu hóa doanh thu.
1. Thông tin hiển thị trong báo cáo
Trong bảng dữ liệu, hệ thống cung cấp các thông tin sau:
| Trường thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Khu vực | Khu vực đã được phân chia |
| Tòa nhà | Tên tòa nhà |
| Căn hộ | Mã số hoặc tên căn hộ sắp trống |
| Giường | Tên giường sắp trống trong căn hộ ký túc xá (nếu có) |
| Khách hàng | Tên khách thuê đang sử dụng căn hộ |
| Giá thuê | Mức giá thuê căn hộ hiện tại |
| Đặt cọc | Số tiền đặt cọc của khách thuê |
| Ngày trống | Ngày dự kiến căn hộ sẽ trống (kết thúc hợp đồng) |
| Ngày chuyển đi | Ngày khách thuê sẽ chuyển đi |
Thông tin chi tiết giúp bạn lập kế hoạch cụ thể cho từng căn hộ: liên hệ khách cũ gia hạn, tìm khách mới, hoặc sửa chữa phòng.
2. Xuất dữ liệu báo cáo
Nhấn nút Xuất dữ liệu
Tại màn hình Báo cáo căn hộ sắp trống, nhấn vào nút Xuất dữ liệu (biểu tượng mũi tên màu xanh hướng xuống).
Tải file về máy
Hệ thống chuyển sang màn Lịch sử Import/Export.
Nhấn nút Tải xuống tại dòng dữ liệu muốn tải và lưu về máy.
File xuất ra dạng Excel (.xlsx) chứa đầy đủ thông tin các căn hộ sắp trống, tiện cho việc lập kế hoạch marketing và tìm khách thuê mới.
3. Lọc dữ liệu báo cáo
Để lọc dữ liệu báo cáo phòng sắp trống:
Cách thực hiện:
Nhấn vào biểu tượng Lọc dữ liệu (dấu 3 gạch màu đen) → Chọn tiêu chí lọc → Nhấn Áp dụng.
Các tiêu chí lọc:
| Tiêu chí | Mô tả |
|---|---|
| Tòa nhà | Lọc theo tòa nhà cụ thể |
| Khu vực | Lọc theo khu vực địa lý |
| Khoảng thời gian | Lọc theo ngày trống dự kiến (7 ngày, 15 ngày, 30 ngày, 60 ngày…) |
| Giá thuê | Lọc theo khoảng giá thuê |
| Khách hàng | Tìm theo tên khách thuê cụ thể |
Lọc theo khoảng thời gian giúp bạn ưu tiên xử lý căn hộ sắp trống gấp (trong 7-15 ngày) để kịp thời tìm khách mới.
Kế hoạch hành động theo thời gian
Căn hộ sắp trống trong 7-15 ngày
Mức độ ưu tiên: Cao - Cần hành động ngay
Hành động cần làm:
1. Liên hệ khách hiện tại
- Gọi điện/nhắn tin hỏi ý định gia hạn
- Đưa ra ưu đãi nếu khách gia hạn (giảm giá, miễn phí dịch vụ)
- Nếu khách không gia hạn, hỏi lý do để cải thiện
2. Chuẩn bị tìm khách mới
- Chụp ảnh phòng (nếu chưa có hoặc ảnh cũ)
- Đăng tin trên các kênh: Facebook, Website, Zalo, App
- Chuẩn bị giấy tờ hợp đồng mẫu
- Sắp xếp lịch đưa khách xem phòng
3. Kiểm tra và bảo trì
- Lên danh sách cần sửa chữa (nếu có)
- Liên hệ thợ để sẵn sàng sửa ngay khi khách trả phòng
- Chuẩn bị vật tư cần thay thế
Căn hộ sắp trống trong 15-30 ngày
Mức độ ưu tiên: Trung bình - Cần theo dõi
Hành động cần làm:
1. Xác nhận ý định khách thuê
- Gửi email/tin nhắn nhắc nhở về ngày hết hạn hợp đồng
- Hỏi ý định gia hạn
- Thảo luận điều khoản mới (nếu khách muốn gia hạn)
2. Lập kế hoạch marketing
- Chuẩn bị nội dung bài đăng
- Lên lịch đăng tin trước 10-15 ngày
- Chuẩn bị video giới thiệu (nếu có)
3. Cập nhật thông tin phòng
- Kiểm tra giá thuê có còn phù hợp thị trường
- Cập nhật mô tả tiện ích (nếu có thay đổi)
- Chuẩn bị các ưu đãi (nếu cần)
Căn hộ sắp trống trong 30-60 ngày
Mức độ ưu tiên: Thấp - Theo dõi định kỳ
Hành động cần làm:
1. Theo dõi và nhắc nhở
- Ghi chú vào lịch để theo dõi
- Nhắc khách về thời hạn hợp đồng (nếu cần)
2. Chuẩn bị sơ bộ
- Đánh giá tình trạng phòng hiện tại
- Lên danh sách cải tạo/nâng cấp (nếu cần)
- Dự trù ngân sách sửa chữa
3. Nghiên cứu thị trường
- Theo dõi giá thuê khu vực
- Xem các ưu đãi đối thủ đang áp dụng
- Chuẩn bị chiến lược cạnh tranh
Quy trình xử lý chi tiết
Xác nhận ý định khách thuê
Thời điểm: 30-45 ngày trước khi hết hạn
- Gửi thông báo nhắc nhở hợp đồng sắp hết hạn
- Hỏi ý định gia hạn của khách
- Ghi nhận phản hồi vào hệ thống
Nếu khách gia hạn:
- Thương lượng điều khoản mới
- Ký phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng mới
- Cập nhật thông tin trong hệ thống
Nếu khách không gia hạn:
- Chuyển sang bước 2
Chuẩn bị phòng cho thuê mới
Thời điểm: 15-20 ngày trước khi trống
- Chụp ảnh/video phòng (nếu có thể vào)
- Chuẩn bị mô tả chi tiết
- Xác định giá thuê mới (nếu điều chỉnh)
- Chuẩn bị các ưu đãi/khuyến mãi
Đăng tin tìm khách mới
Thời điểm: 10-15 ngày trước khi trống
- Đăng tin trên các kênh online
- Chia sẻ lên group Facebook, Zalo
- Thông báo cho môi giới (nếu có)
- Gửi thông báo cho khách hẹn trong database
Sắp xếp xem phòng
Thời điểm: Khi có khách quan tâm
- Liên hệ khách để sắp xếp lịch
- Chuẩn bị giấy tờ giới thiệu
- Đưa khách xem phòng (có thể xem phòng tương tự nếu chưa trả)
- Tư vấn và chốt hợp đồng
Bàn giao và ký hợp đồng mới
Thời điểm: Ngày khách cũ trả phòng
- Nhận phòng từ khách cũ
- Kiểm tra và sửa chữa (nếu cần)
- Dọn dẹp, vệ sinh
- Bàn giao cho khách mới
- Ký hợp đồng và thu tiền
Chiến lược giữ chân khách cũ
Ưu đãi giá
Mục tiêu: Khuyến khích khách gia hạn bằng ưu đãi về giá
Các phương án:
Giảm giá trực tiếp
- Giảm 3-5% nếu gia hạn 6 tháng
- Giảm 5-10% nếu gia hạn 12 tháng
- Giữ nguyên giá cũ (nếu có tăng giá thị trường)
Miễn phí tháng đầu
- Miễn phí tháng đầu khi gia hạn 12 tháng
- Miễn phí 2 tuần khi gia hạn 6 tháng
Ưu đãi dịch vụ
- Miễn phí 1-2 tháng điện nước
- Miễn phí internet 3-6 tháng
- Miễn phí bãi đỗ xe
Khi nào áp dụng:
- Khách thuê uy tín, thanh toán đúng hạn
- Phòng giá cao, khó tìm khách thay thế
- Thời điểm thấp điểm, khó cho thuê
Checklist bàn giao phòng
Trước khi khách trả phòng (3-7 ngày)
Liên hệ khách:
- Xác nhận ngày giờ trả phòng
- Nhắc nhở đọn dẹp vệ sinh
- Thông báo quy trình bàn giao
- Hẹn lịch kiểm tra phòng
Chuẩn bị giấy tờ:
- In biên bản bàn giao
- Chuẩn bị biên lai hoàn cọc
- Kiểm tra hợp đồng, phụ lục
- Chuẩn bị bảng tính tiền phạt (nếu có)
Ngày bàn giao
Kiểm tra phòng:
- Kiểm tra tường, sàn, trần
- Kiểm tra cửa, khóa, cửa sổ
- Kiểm tra điện, nước, thiết bị
- Kiểm tra nội thất, đồ dùng
- Chụp ảnh tình trạng phòng
Chốt công tơ:
- Chốt số điện cuối
- Chốt số nước cuối
- Tính tiền điện nước còn nợ
- Ghi vào biên bản
Hoàn tất thủ tục:
- Ký biên bản bàn giao
- Tính tiền cọc hoàn/giữ lại
- Thu hồi chìa khóa, thẻ từ
- Thanh toán tiền còn lại
Sau khi bàn giao (ngay sau đó)
Sửa chữa và dọn dẹp:
- Sửa chữa hư hỏng (nếu có)
- Vệ sinh toàn bộ phòng
- Thay đồ dùng hư (bóng đèn, rèm…)
- Sơn lại tường (nếu cần)
Chuẩn bị cho thuê:
- Chụp ảnh phòng sau sửa chữa
- Cập nhật giá thuê (nếu thay đổi)
- Đăng tin cho thuê
- Liên hệ khách hẹn xem phòng
Tips & Best Practices
Mẹo quản lý căn hộ sắp trống hiệu quả:
1. Theo dõi báo cáo thường xuyên
- Kiểm tra báo cáo mỗi tuần
- Đặt nhắc nhở cho căn hộ sắp trống trong 30 ngày
- Ưu tiên căn hộ giá cao hoặc vị trí đẹp
2. Chủ động liên hệ khách sớm
- Liên hệ trước 30-45 ngày
- Tạo không khí thân thiện, không gây áp lực
- Lắng nghe ý kiến và đáp ứng (nếu hợp lý)
3. Chuẩn bị phương án dự phòng
- Luôn có danh sách khách hẹn dự phòng
- Chuẩn bị phương án giảm giá nếu không tìm được khách
- Lên kế hoạch marketing trước 15 ngày
4. Tối ưu thời gian trống
- Tận dụng thời gian trống để sửa chữa, nâng cấp
- Lên lịch sửa chữa ngay sau khi khách trả phòng
- Cố gắng hoàn thành trong 2-3 ngày
5. Học hỏi từ khách cũ
- Hỏi lý do tại sao khách không gia hạn
- Ghi nhận phản hồi để cải thiện
- Giữ liên lạc để khách quay lại sau này
Hỗ trợ
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về báo cáo căn hộ sắp trống, vui lòng liên hệ:
- Hotline: 0355.430.074
- Email: contact@resident.vn
Các trang liên quan
- Căn hộ trống - Báo cáo căn hộ hiện đang trống
- Hợp đồng - Quản lý hợp đồng thuê
- Khách hẹn - Quản lý khách quan tâm thuê mới