Phòng gia hạn & Chuyển nhượng
Báo cáo này giúp chủ nhà và nhân viên theo dõi chi tiết các hợp đồng đã được gia hạn hoặc chuyển nhượng trong hệ thống.
Lợi ích của báo cáo
- 📋 Quản lý hợp đồng gia hạn: Nắm rõ những căn hộ/giường đã tiếp tục thuê, theo dõi thời gian và giá trị hợp đồng mới
- 🔄 Theo dõi hợp đồng chuyển nhượng: Biết được những hợp đồng đã được bàn giao cho khách thuê khác, cập nhật chính xác tình trạng thuê
- 📊 Hỗ trợ vận hành và kinh doanh: Cung cấp dữ liệu đánh giá hiệu quả khai thác, lập kế hoạch quản lý khách thuê và điều chỉnh chiến lược
Báo cáo này là công cụ quan trọng để đánh giá tỷ lệ khách thuê gia hạn (retention rate), một chỉ số quan trọng trong quản lý bất động sản.
1. Thông tin hiển thị trong báo cáo
Trong báo cáo, hệ thống hiển thị các thông tin chính:
| Trường thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Tòa nhà | Tên tòa nhà của căn hộ |
| Căn hộ | Mã số hoặc tên căn hộ |
| Giá hiện tại | Giá trị thuê đang áp dụng |
| Giá niêm yết | Giá được niêm yết ban đầu |
| Ngày bắt đầu tính tiền | Ngày bắt đầu tính tiền thuê |
| Ngày bắt đầu hợp đồng | Ngày hợp đồng chính thức có hiệu lực |
| Ngày kết thúc hợp đồng | Ngày hợp đồng hết hạn |
| Số tháng hợp đồng | Thời hạn hợp đồng (tháng) |
| Số tháng khuyến mãi | Số tháng được miễn phí/giảm giá (nếu có) |
| Số tiền khuyến mãi | Giá trị khuyến mãi (VNĐ) |
| Nhân viên thao tác | Người thực hiện gia hạn/chuyển nhượng |
| Loại hợp đồng | Hợp đồng gia hạn hoặc Hợp đồng chuyển nhượng |
Thông tin chi tiết giúp bạn phân tích hiệu quả của các chương trình ưu đãi và đánh giá hiệu suất nhân viên trong việc giữ chân khách thuê.
2. Xuất dữ liệu báo cáo
Nhấn nút Xuất dữ liệu
Tại màn hình Báo cáo phòng gia hạn, chuyển nhượng, nhấn vào nút Xuất dữ liệu (biểu tượng mũi tên màu tím hướng xuống).
Tải file về máy
Hệ thống chuyển sang màn Lịch sử Import/Export.
Nhấn nút Tải xuống tại dòng dữ liệu muốn tải và lưu về máy.
File xuất ra dạng Excel (.xlsx) chứa đầy đủ thông tin các hợp đồng gia hạn và chuyển nhượng, tiện cho việc phân tích, báo cáo cho chủ đầu tư.
3. Lọc dữ liệu báo cáo
Để lọc dữ liệu báo cáo:
Cách thực hiện:
Nhấn vào biểu tượng Lọc dữ liệu (dấu 3 gạch màu đen) → Chọn tiêu chí lọc → Nhấn Áp dụng.
Các tiêu chí lọc:
| Tiêu chí | Mô tả |
|---|---|
| Loại hợp đồng | Lọc theo Gia hạn hoặc Chuyển nhượng |
| Tòa nhà | Lọc theo tòa nhà cụ thể |
| Căn hộ | Lọc theo căn hộ cụ thể |
| Thời gian | Lọc theo ngày gia hạn/chuyển nhượng |
| Nhân viên | Lọc theo nhân viên thao tác |
| Giá thuê | Lọc theo khoảng giá thuê |
Lọc theo Loại hợp đồng giúp bạn phân tích riêng tỷ lệ gia hạn và chuyển nhượng để đánh giá hiệu quả giữ chân khách thuê.
Phân tích hợp đồng gia hạn vs Chuyển nhượng
Hợp đồng gia hạn
Hợp đồng gia hạn
Định nghĩa: Khách thuê hiện tại tiếp tục thuê căn hộ sau khi hợp đồng cũ hết hạn.
Ý nghĩa:
- ✅ Tích cực: Khách hài lòng với dịch vụ, muốn tiếp tục thuê
- 💰 Tiết kiệm chi phí: Không tốn chi phí marketing, sửa chữa, thời gian trống
- 📈 Ổn định doanh thu: Dòng tiền liên tục, không gián đoạn
Các dạng gia hạn phổ biến:
1. Gia hạn cùng điều khoản
- Giữ nguyên giá và các điều kiện
- Thường áp dụng khi thị trường ổn định
- Khách thuê hài lòng với mức giá hiện tại
2. Gia hạn điều chỉnh giá
- Tăng giá theo thị trường (thường 3-10%)
- Giảm giá để giữ khách (khi khách yêu cầu)
- Thường có thương lượng trước khi ký
3. Gia hạn có ưu đãi
- Giảm giá 5-10% để khuyến khích gia hạn dài hạn
- Tặng 1 tháng miễn phí (cho hợp đồng 12 tháng)
- Miễn phí dịch vụ (internet, điện nước…)
4. Gia hạn tự động
- Tự động gia hạn nếu không thông báo trước
- Thường áp dụng cho hợp đồng ngắn hạn (3-6 tháng)
- Giữ nguyên hoặc tăng giá theo thoả thuận
Chỉ số đánh giá:
Tỷ lệ gia hạn = (Số hợp đồng gia hạn / Tổng hợp đồng hết hạn) × 100%Mục tiêu:
- Tốt: > 70%
- Trung bình: 50-70%
- Cần cải thiện: < 50%
Phân tích hiệu quả giữ chân khách thuê
Tỷ lệ gia hạn (Retention Rate)
Công thức tính:
Tỷ lệ gia hạn = (Số hợp đồng gia hạn / Tổng hợp đồng hết hạn) × 100%Ví dụ:
- Tháng 11/2025: 50 hợp đồng hết hạn
- Trong đó: 35 hợp đồng gia hạn
- Tỷ lệ gia hạn: 35/50 × 100% = 70%
Đánh giá:
- > 80%: Xuất sắc - Dịch vụ rất tốt, khách rất hài lòng
- 70-80%: Tốt - Mức độ hợp lý cho căn hộ cho thuê
- 60-70%: Trung bình - Cần cải thiện chất lượng dịch vụ
- 50-60%: Kém - Có vấn đề cần khắc phục ngay
- < 50%: Rất kém - Cần xem xét lại toàn bộ vận hành
Chi phí giữ chân khách (Retention Cost)
Công thức tính:
Chi phí giữ chân = Tổng chi phí ưu đãi / Số khách gia hạnChi phí ưu đãi bao gồm:
- Giảm giá gia hạn
- Miễn phí tháng đầu
- Chi phí sửa chữa, nâng cấp
- Chi phí tặng quà, ưu đãi
Ví dụ:
- Chi phí ưu đãi tháng 11: 70 triệu
- Số khách gia hạn: 35 khách
- Chi phí giữ chân TB: 70tr / 35 = 2 triệu/khách
So sánh với chi phí tìm khách mới:
| Hạng mục | Tìm khách mới | Giữ khách cũ |
|---|---|---|
| Chi phí marketing | 1-2 triệu | 0 |
| Thời gian trống | 15-30 ngày | 0 |
| Chi phí sửa chữa | 3-5 triệu | 0-1 triệu |
| Chi phí ưu đãi | 0-1 triệu | 1-3 triệu |
| Tổng | 5-8 triệu | 1-4 triệu |
Giữ chân khách cũ thường tiết kiệm 50-70% chi phí so với tìm khách mới!
Giá trị vòng đời khách hàng (Customer Lifetime Value - CLV)
Công thức tính:
CLV = Giá thuê TB × Số tháng thuê TB × Tỷ lệ gia hạnVí dụ:
- Giá thuê TB: 5 triệu/tháng
- Số tháng thuê TB: 12 tháng
- Tỷ lệ gia hạn: 70%
Tính CLV:
- Lần thuê đầu: 5tr × 12 = 60 triệu
- Lần gia hạn (70%): 5tr × 12 × 70% = 42 triệu
- CLV tổng: 60tr + 42tr = 102 triệu
Ứng dụng CLV:
- Xác định ngân sách marketing hợp lý
- Quyết định mức độ ưu đãi cho khách gia hạn
- Đánh giá giá trị từng phân khúc khách hàng
Chiến lược tăng tỷ lệ gia hạn
1. Chương trình ưu đãi khách trung thành
Cấp độ ưu đãi theo thời gian thuê:
Khách mới (0-6 tháng):
- Chưa có ưu đãi đặc biệt
- Tập trung vào chất lượng dịch vụ
- Xây dựng mối quan hệ tốt
Khách Bạc (6-12 tháng):
- Giảm 3-5% khi gia hạn
- Ưu tiên sửa chữa, bảo trì
- Tặng quà nhỏ dịp lễ Tết
Khách Vàng (12-24 tháng):
- Giảm 5-8% khi gia hạn
- Miễn phí 1 tháng cho hợp đồng 12 tháng
- Nâng cấp tiện nghi miễn phí
Khách Kim Cương (> 24 tháng):
- Giữ nguyên giá suốt thời gian thuê
- Ưu tiên chuyển phòng VIP (nếu có)
- Tặng quà giá trị cao
2. Cải thiện chất lượng dịch vụ
Bảo trì định kỳ:
- Kiểm tra thiết bị mỗi 3-6 tháng
- Sửa chữa ngay khi có yêu cầu
- Chủ động thay thế thiết bị cũ
Dọn dẹp vệ sinh:
- Vệ sinh khu vực chung hàng ngày
- Vệ sinh phòng định kỳ (nếu dịch vụ có)
- Khử trùng định kỳ
Hỗ trợ khách thuê:
- Phản hồi nhanh (< 2 giờ)
- Giải quyết vấn đề hiệu quả
- Thái độ thân thiện, nhiệt tình
3. Liên hệ trước khi hết hạn
Timeline liên hệ:
45-60 ngày trước: Nhắc nhở mềm mại
- Gửi tin nhắn: “Hợp đồng của anh/chị sẽ hết hạn vào [ngày]. Nếu muốn gia hạn, vui lòng liên hệ trước để được ưu đãi tốt nhất.”
30 ngày trước: Gửi ưu đãi cụ thể
- Email/Zalo chi tiết về các gói ưu đãi
- Liệt kê lợi ích khi gia hạn
- Hotline để tư vấn chi tiết
15 ngày trước: Gọi điện trực tiếp
- Hỏi ý định gia hạn
- Thương lượng điều khoản
- Giải đáp thắc mắc
7 ngày trước: Xác nhận cuối cùng
- Nhắc nhở lần cuối nếu chưa phản hồi
- Chuẩn bị tìm khách mới nếu không gia hạn
4. Thu thập phản hồi
Khảo sát định kỳ:
- Gửi form khảo sát mỗi 3-6 tháng
- Hỏi về mức độ hài lòng (1-5 sao)
- Thu thập góp ý cải thiện
Phỏng vấn trước khi rời đi:
- Hỏi lý do không gia hạn
- Điểm gì cần cải thiện
- Có khả năng quay lại sau này không
Phân tích và hành động:
- Tổng hợp các phản hồi
- Ưu tiên xử lý vấn đề phổ biến
- Theo dõi cải thiện theo thời gian
Tips & Best Practices
Mẹo tăng tỷ lệ gia hạn hiệu quả:
1. Theo dõi báo cáo thường xuyên
- Xem báo cáo mỗi tuần/tháng
- So sánh tỷ lệ gia hạn qua các tháng
- Phân tích nguyên nhân tăng/giảm
2. Phân khúc khách hàng
- Xác định khách có khả năng gia hạn cao
- Tập trung chăm sóc nhóm này
- Đưa ra ưu đãi phù hợp từng nhóm
3. Cá nhân hoá trải nghiệm
- Gọi tên khách khi giao tiếp
- Nhớ sở thích, nhu cầu đặc biệt
- Tặng quà sinh nhật, ngày lễ
4. Xử lý khiếu nại nhanh chóng
- Phản hồi trong vòng 2-4 giờ
- Cam kết thời gian giải quyết cụ thể
- Theo dõi đến khi khách hài lòng
5. Tạo cộng đồng cư dân
- Tổ chức sự kiện giao lưu
- Tạo group Zalo/Facebook cư dân
- Khuyến khích tương tác, hỗ trợ lẫn nhau
6. Đầu tư vào chất lượng dài hạn
- Nâng cấp cơ sở vật chất định kỳ
- Đào tạo nhân viên chuyên nghiệp
- Xây dựng thương hiệu uy tín
So sánh hiệu quả các chính sách gia hạn
| Chính sách | Chi phí | Tỷ lệ thành công | ROI | Phù hợp với |
|---|---|---|---|---|
| Giảm giá 5-10% | Trung bình | 60-70% | Cao | Khách trung thành |
| Miễn phí 1 tháng | Cao | 70-80% | Trung bình | Hợp đồng dài hạn |
| Tặng thêm dịch vụ | Thấp | 40-50% | Cao | Khách có nhu cầu |
| Nâng cấp phòng | Cao | 50-60% | Thấp | Phòng VIP trống |
| Giữ nguyên giá | Rất thấp | 50-60% | Rất cao | Giá đã tốt |
| Linh hoạt thanh toán | Thấp | 40-50% | Cao | Khách khó khăn |
Hỗ trợ
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về báo cáo gia hạn & chuyển nhượng, vui lòng liên hệ:
- Hotline: 0355.430.074
- Email: contact@resident.vn
Các trang liên quan
- Căn hộ sắp trống - Lập kế hoạch tìm khách trước khi trống
- Hợp đồng - Quản lý hợp đồng thuê
- Khách hàng - Quản lý thông tin khách thuê