Thu chi
Màn Thu chi hỗ trợ chủ nhà quản lý tất cả các khoản thu và khoản chi tại căn hộ, bao gồm:
- Các khoản thu/chi từ hóa đơn
- Các khoản thu/chi phát sinh khác ngoài hóa đơn
Đối với các khoản thu/chi phát sinh ngoài hóa đơn, bạn có thể lập Phiếu thu/Phiếu chi để hệ thống thống kê và ghi nhận đầy đủ.
1. Lập phiếu thu/chi
Phiếu thu
Mở màn hình thêm phiếu
Tại thanh công cụ, chọn mục Thu chi → Nhấn nút dấu (+) để Thêm Thu/chi.
Chọn loại phiếu thu
Tại màn chi tiết Thêm phiếu thu/chi, nhấn chọn ô Phiếu thu.
Điền thông tin liên quan đến phiếu thu:
| Trường thông tin | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Căn hộ | ✅ | Chọn căn hộ liên quan |
| Phòng | ❌ | Chọn phòng cụ thể (nếu có) |
| Giường | ❌ | Chọn giường cụ thể (nếu có) |
| Khách hàng | ❌ | Chọn khách hàng liên quan |
| Tên phiếu thu | ✅ | Đặt tên mô tả cho phiếu thu |
| Ngày thu | ✅ | Chọn ngày thực hiện thu tiền |
Những trường đánh dấu (*) là bắt buộc phải điền thông tin.
Thêm hạng mục thu
Nhấn nút dấu (+) để Thêm hạng mục.
Màn hình chi tiết chọn hạng mục xuất hiện:
- Tích chọn hạng mục phù hợp trong danh sách có sẵn
- Nếu hạng mục cần thiết chưa có, nhấn nút Thêm để tạo hạng mục mới
Sau khi chọn thành công, hệ thống hiển thị thông tin hạng mục ra ngoài màn hình Chi tiết Thu/chi.
Hoàn thành phiếu thu
Điền các thông tin còn lại của hạng mục (số tiền, ghi chú…) và nhấn nút Lưu để hoàn thành.
Kiểm tra phiếu thu đã tạo
Nếu thành công, hệ thống hiển thị phiếu thu trong Danh sách Thu chi.
Sửa/Xóa phiếu thu:
- Nhấn Cập nhật hoặc Xóa trong cột Thao tác
- Chỉ có thể sửa/xóa khi phiếu ở trạng thái Bỏ duyệt
- Nếu phiếu đã duyệt, cần Bỏ duyệt trước khi sửa/xóa
2. Lập nhiều phiếu từ file Excel
Truy cập màn nhập dữ liệu
Tại màn hình chính, chọn mục Thu chi → Nhấn nút Thêm dữ liệu (biểu tượng mũi tên đi lên).
Tải file mẫu
Hệ thống hiển thị màn nhập dữ liệu chi tiết. Nhấn vào “Tải file mẫu tại đây” để tải xuống.
Điền thông tin vào file Excel
Mở file mẫu, hệ thống đã hiển thị sẵn các trường thông tin liên quan đến Phiếu Thu/chi.
Kiểm tra thông tin có sẵn và điền thông tin còn thiếu.
Những trường đánh dấu (*) là bắt buộc phải điền thông tin.
Tải file lên hệ thống
Nhấn nút “Chọn file” hoặc kéo thả file vào màn Chi tiết nhập dữ liệu.
Sau đó nhấn Nhập dữ liệu để hoàn thành.
Kiểm tra kết quả
Nếu thành công, hệ thống hiển thị thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và các phiếu xuất hiện trong Danh sách Thu chi.
Nhập hàng loạt từ Excel giúp tiết kiệm thời gian khi cần tạo nhiều phiếu thu/chi cùng lúc.
3. Lọc phiếu thu chi
Tính năng lọc giúp chủ nhà tìm kiếm thông tin nhanh và xem các chỉ số liên quan đến thu chi theo nhu cầu.
Cách sử dụng:
Nhấn vào nút Lọc dữ liệu (biểu tượng 3 gạch màu đen), chọn tiêu chí lọc theo nhu cầu:
Các tiêu chí lọc:
- Căn hộ: Lọc theo tòa nhà/căn hộ
- Phòng: Lọc theo phòng cụ thể
- Sổ quỹ: Lọc theo sổ quỹ quản lý
- Loại phiếu: Phiếu thu hoặc Phiếu chi
- Thời gian: Lọc theo khoảng thời gian
- Trạng thái: Đã duyệt hoặc Bỏ duyệt
- Hạng mục: Lọc theo hạng mục thu/chi
Sau khi chọn các tiêu chí, nhấn Áp dụng để hệ thống trả kết quả mong muốn:
Tính năng lọc giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và phân tích thu chi theo nhiều tiêu chí khác nhau.
4. Thống kê thu chi
Tại màn hình Thu chi, bạn có thể xem tổng số tiền đã thu hoặc đã chi tại căn hộ theo các trường thông tin lọc.
Các chỉ số thống kê:
| Chỉ số | Mô tả |
|---|---|
| Tổng thu | Tổng số tiền đã thu trong kỳ |
| Tổng chi | Tổng số tiền đã chi trong kỳ |
| Chênh lệch | Hiệu số giữa tổng thu và tổng chi |
Lọc thống kê theo:
- Căn hộ, Phòng, Giường
- Sổ quỹ
- Loại phiếu (Thu/Chi)
- Khoảng thời gian
- Hạng mục thu/chi
Thống kê thu chi giúp chủ nhà theo dõi tình hình tài chính, phân tích dòng tiền và đưa ra quyết định quản lý hiệu quả.
Các tính năng khác
Duyệt phiếu thu/chi
Mục đích: Kiểm duyệt phiếu thu/chi trước khi ghi nhận chính thức vào sổ sách.
Cách thực hiện:
- Duyệt từng phiếu: Nhấn nút Duyệt tại từng phiếu trong danh sách
- Duyệt hàng loạt: Tích chọn nhiều phiếu → Nhấn nút Duyệt trên thanh công cụ
Bỏ duyệt: Nhấn Thao tác → Bỏ duyệt (cần thiết khi muốn sửa/xóa phiếu)
Phiếu đã duyệt không thể sửa hoặc xóa trực tiếp. Cần Bỏ duyệt trước.
In phiếu thu/chi
Cách thực hiện:
- Nhấn vào Mã phiếu để xem chi tiết
- Nhấn nút In phiếu để in hoặc tải xuống PDF
- Có thể in hàng loạt nhiều phiếu từ danh sách
Xuất dữ liệu Excel
Mục đích: Xuất danh sách thu chi ra file Excel để phân tích, lưu trữ hoặc báo cáo.
Cách thực hiện:
- Lọc dữ liệu theo nhu cầu
- Nhấn nút Xuất Excel trên thanh công cụ
- File Excel tự động tải xuống với đầy đủ thông tin đã lọc
Tips & Best Practices
Mẹo quản lý thu chi hiệu quả:
1. Phân loại hạng mục rõ ràng
- Tạo danh mục hạng mục chi tiết (tiền điện, nước, sửa chữa, vệ sinh…)
- Đặt tên hạng mục dễ hiểu, nhất quán
2. Lập phiếu thường xuyên
- Ghi nhận ngay khi phát sinh thu/chi
- Tránh để dồn cuối tháng dễ quên hoặc sai số liệu
3. Đính kèm chứng từ
- Chụp ảnh hóa đơn, biên lai và đính kèm vào phiếu
- Dễ kiểm tra, đối chiếu khi cần
4. Duyệt phiếu định kỳ
- Duyệt phiếu theo tuần hoặc tháng
- Đảm bảo số liệu chính xác trước khi báo cáo
5. Đối chiếu với sổ quỹ
- So sánh số liệu thu chi với số dư sổ quỹ thực tế
- Phát hiện sai lệch và xử lý kịp thời
Hỗ trợ
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về quản lý thu chi, vui lòng liên hệ:
- Hotline: 0355.430.074
- Email: contact@resident.vn
Các trang liên quan
- Hóa đơn - Quản lý hóa đơn thu tiền khách thuê
- Ghi chỉ số - Ghi chỉ số điện nước hàng tháng
- Hợp đồng - Quản lý hợp đồng thuê