Phương tiện
Tổng quan
Phương tiện được xem là tài sản gắn liền với khách hàng khi khách ở thuê tại căn hộ của bạn. Việc quản lý thông tin phương tiện giúp bạn:
- Biết số lượng phương tiện khách thuê đang đăng ký tại căn hộ
- Nắm được đặc điểm của từng phương tiện: Loại xe, biển số xe, màu sắc xe,…
- Theo dõi khách thuê đang ở Tòa nào? Phòng nào? Giường nào?
- Xác định thông tin phương tiện và đặc điểm nhận dạng
Tính năng Phương tiện của Resident giúp chủ nhà quản lý thông tin một cách hệ thống, phục vụ cho việc quản lý bãi đỗ xe và đảm bảo an ninh cho tòa nhà.
1. Thêm phương tiện
Truy cập màn hình Phương tiện
Tại thanh công cụ, ấn chọn Khách hàng → Phương tiện
Tạo phương tiện mới
Ấn nút dấu (+) để Thêm phương tiện
Điền thông tin phương tiện
Màn hình chi tiết Thêm phương tiện sẽ xuất hiện. Hãy điền các thông tin theo yêu cầu từ hệ thống:
Những mục đánh dấu (*) là những mục bắt buộc phải điền
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tòa nhà | Chọn tòa nhà nơi khách thuê đang ở | ✅ |
| Phòng | Chọn phòng của khách thuê | ✅ |
| Giường | Chọn giường (nếu quản lý theo giường) | ❌ |
| Khách hàng | Chọn khách hàng sở hữu phương tiện | ✅ |
| Loại phương tiện | Xe máy, Ô tô, Xe đạp điện,… | ✅ |
| Tên dòng xe | Honda Wave, Toyota Vios, Yamaha Exciter,… | ❌ |
| Biển số xe | Biển kiểm soát của phương tiện | ✅ |
| Màu sắc | Màu sắc của phương tiện | ❌ |
| Năm sản xuất | Năm sản xuất của xe | ❌ |
| Số khung | Số khung (VIN) của xe | ❌ |
| Số máy | Số máy của xe | ❌ |
| Ghi chú | Thông tin bổ sung về phương tiện | ❌ |
Lưu thông tin
Ấn nút Lưu để hoàn thành thao tác thêm phương tiện
Nếu thành công, hệ thống sẽ gửi thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và hiển thị thông tin tại màn Danh sách phương tiện
2. Mẹo thêm danh sách phương tiện nhanh từ file Excel
Đối với các đơn vị có nhiều phương tiện cần nhập, Resident hỗ trợ tính năng nhập dữ liệu hàng loạt từ file Excel mẫu.
Truy cập màn hình Phương tiện
Tại thanh công cụ, ấn chọn Khách hàng → Phương tiện
Chọn nhập dữ liệu
Ấn nút Thêm dữ liệu hình mũi tên đi lên
Tải file mẫu
Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết màn nhập dữ liệu. Hãy ấn vào “Tải file mẫu tại đây” để tải file mẫu xuống
Điền dữ liệu vào file Excel
Mở file mẫu và điền dữ liệu phương tiện theo các trường thông tin hệ thống yêu cầu nhập
Lưu ý:
- Những mục đánh dấu (*) là những mục bắt buộc phải điền thông tin
- Hãy xem ví dụ mẫu trước khi nhập dữ liệu để đảm bảo tính chính xác
- Biển số xe phải ghi đúng định dạng (Ví dụ: 29A-12345, 30H1-23456)
Upload file và nhập dữ liệu
Đẩy file dữ liệu lên hệ thống bằng cách:
- Ấn nút “Chọn file” hoặc
- “Kéo thả file” vào màn Chi tiết nhập dữ liệu
Sau đó ấn nút Nhập dữ liệu
Nếu bạn nhập dữ liệu thành công, hệ thống sẽ bắn thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và hiển thị thông tin chi tiết tại màn Danh sách phương tiện
Sửa, xóa phương tiện
Sau khi thêm phương tiện, nếu cần Sửa hoặc Xóa thông tin:
- Tại màn Danh sách phương tiện, tìm phương tiện cần chỉnh sửa
- Chọn nút Thao tác tại hàng thông tin đó
- Chọn Cập nhật (để sửa) hoặc Xóa (để xóa)
- Sau khi Sửa thành công: Hệ thống bắn thông báo “Dữ liệu đã được CẬP NHẬT thành công”
- Sau khi Xóa thành công: Hệ thống bắn thông báo “Dữ liệu đã được XOÁ thành công”
Tìm kiếm và lọc phương tiện
Tại màn hình Danh sách phương tiện, bạn có thể:
- Tìm kiếm: Theo biển số xe, tên khách hàng, loại xe
- Lọc theo tòa nhà: Xem phương tiện của từng tòa nhà
- Lọc theo loại phương tiện: Xe máy, Ô tô, Xe đạp điện,…
- Lọc theo phòng: Xem phương tiện của từng phòng
- Xuất Excel: Xuất danh sách phương tiện ra file Excel
Mẹo và thực hành tốt
Chụp ảnh phương tiện
Nên chụp ảnh phương tiện từ nhiều góc độ (mặt trước, mặt sau, biển số rõ ràng) khi khách đăng ký. Điều này giúp xác minh và giải quyết tranh chấp nếu có.
Kiểm tra biển số xe
Luôn kiểm tra biển số xe có trùng với xe khác trong hệ thống không. Một biển số chỉ nên được đăng ký một lần để tránh nhầm lẫn.
Cập nhật khi khách thay đổi xe
Khi khách thuê đổi xe mới, nhớ cập nhật thông tin phương tiện trên hệ thống để đảm bảo dữ liệu chính xác.
Lưu ý quan trọng
- Yêu cầu khách cung cấp đầy đủ giấy tờ xe (đăng ký xe, bảo hiểm)
- Lưu lại số khung và số máy để xác minh khi cần
- Kiểm tra định kỳ các phương tiện đỗ trong bãi có khớp với danh sách đăng ký không
- Quy định rõ khu vực đỗ xe cho từng loại phương tiện
Quản lý phí gửi xe
Nếu có thu phí gửi xe, nên thêm dịch vụ “Phí gửi xe” vào hợp đồng của khách. Phí có thể tính theo loại xe (xe máy giá X, ô tô giá Y).
Thống kê phương tiện
Bạn có thể xem thống kê về phương tiện:
- Tổng số phương tiện: Theo từng tòa nhà, từng phòng
- Phân loại theo loại xe: Số lượng xe máy, ô tô, xe đạp điện,…
- Phương tiện theo khách hàng: Khách nào có bao nhiêu xe
- Báo cáo sức chứa bãi xe: So sánh số xe thực tế với sức chứa của bãi
Thống kê này giúp bạn đánh giá xem bãi xe có đủ chỗ cho khách thuê mới không, hoặc cần mở rộng bãi xe hay không.
Báo cáo liên quan
Bạn có thể xem các báo cáo liên quan đến phương tiện tại:
- Báo cáo phương tiện: Thống kê tổng số phương tiện, phân loại theo loại xe
- Báo cáo bãi xe: Tỷ lệ lấp đầy bãi xe, số chỗ còn trống
- Báo cáo khách hàng có nhiều xe: Danh sách khách có từ 2 xe trở lên
- Báo cáo phương tiện chưa đăng ký đầy đủ: Các xe thiếu thông tin cần bổ sung
Hỗ trợ
Trên đây là hướng dẫn cách thêm phương tiện trên phần mềm Resident.
Mọi thắc mắc xin liên hệ ngay:
- 📞 Hotline: 0355.430.074
- 📧 Email: contact@resident.vn
Chúc các bạn thành công!