Báo cáo bỏ trả
Báo cáo bỏ trả giúp chủ nhà và nhân viên theo dõi chi tiết các hợp đồng đã bị khách hàng hủy hoặc trả lại trước thời hạn.
Lợi ích của báo cáo
- 📋 Theo dõi tình trạng hợp đồng: Nắm được hợp đồng nào đã bị khách bỏ, lý do và thời điểm bỏ trả
- 💰 Quản lý tài chính: Biết rõ số tiền cọc, số tiền đã thanh toán, cũng như trạng thái thanh lý
- ⚡ Hỗ trợ vận hành: Kịp thời cập nhật tình trạng căn hộ, lên kế hoạch tìm khách mới để hạn chế thất thoát doanh thu
Báo cáo bỏ trả là chỉ số quan trọng để đánh giá tỷ lệ hủy hợp đồng (churn rate) và tìm nguyên nhân để cải thiện dịch vụ.
1. Thông tin hiển thị trong báo cáo
Các cột dữ liệu chính bao gồm:
| Trường thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Khu vực | Vị trí quản lý căn hộ |
| Tòa nhà | Tên/mã tòa nhà |
| Căn hộ | Mã căn hộ bị bỏ trả |
| Khách hàng | Tên khách thuê đã bỏ trả |
| Giá hợp đồng | Tổng giá trị hợp đồng ban đầu |
| Giá phòng | Mức giá thuê của căn hộ/giường |
| Ngày cọc | Ngày khách đặt cọc |
| Ngày bắt đầu | Ngày hợp đồng có hiệu lực |
| Ngày kết thúc | Ngày hợp đồng dự kiến kết thúc (trước khi bị hủy) |
| Ngày thanh lý | Ngày thực hiện thanh lý hợp đồng |
| Ngày thao tác thanh lý | Thời điểm nhân viên xác nhận thanh lý trên hệ thống |
| Trạng thái hợp đồng | Khách trả cọc, Đã thanh lý, … |
Theo dõi Ngày thanh lý giúp bạn tính toán thời gian trống và lập kế hoạch tìm khách mới kịp thời.
2. Xuất dữ liệu báo cáo
Nhấn nút Xuất dữ liệu
Tại màn hình Báo cáo bỏ trả, nhấn vào nút Xuất dữ liệu (biểu tượng mũi tên màu tím hướng xuống).
Tải file về máy
Hệ thống chuyển sang màn Lịch sử Import/Export.
Nhấn nút Tải xuống tại dòng dữ liệu muốn tải và lưu về máy.
File xuất ra dạng Excel (.xlsx) chứa đầy đủ thông tin các hợp đồng bỏ trả, tiện cho việc phân tích nguyên nhân và báo cáo tài chính.
3. Lọc dữ liệu báo cáo
Để lọc dữ liệu báo cáo:
Cách thực hiện:
Nhấn vào biểu tượng Lọc dữ liệu (dấu 3 gạch màu đen) → Chọn tiêu chí lọc → Nhấn Áp dụng.
Các tiêu chí lọc:
| Tiêu chí | Mô tả |
|---|---|
| Khu vực | Lọc theo khu vực địa lý |
| Tòa nhà | Lọc theo tòa nhà cụ thể |
| Căn hộ | Lọc theo căn hộ cụ thể |
| Thời gian thanh lý | Lọc theo khoảng thời gian thanh lý |
| Trạng thái | Lọc theo trạng thái hợp đồng |
| Khách hàng | Tìm theo tên khách thuê |
Lọc theo Thời gian thanh lý giúp bạn phân tích xu hướng bỏ trả theo tháng/quý để tìm nguyên nhân và giải pháp.
Các loại bỏ trả phổ biến
Khách trả cọc
Khách trả cọc
Định nghĩa: Khách đã đặt cọc nhưng quyết định không thuê nữa trước ngày vào ở.
Nguyên nhân phổ biến:
1. Tìm được chỗ tốt hơn
- Giá rẻ hơn
- Vị trí thuận tiện hơn
- Tiện nghi tốt hơn
2. Thay đổi kế hoạch
- Hủy công tác/du học
- Thay đổi nơi làm việc
- Vấn đề gia đình
3. Không hài lòng
- Phòng không đúng mô tả
- Phát hiện vấn đề khi xem lại
- Thái độ chủ nhà/nhân viên
Xử lý tiền cọc:
Theo quy định hợp đồng đặt cọc:
- Trả cọc > 15 ngày trước ngày vào: Hoàn 100%
- Trả cọc 7-15 ngày trước: Hoàn 50%
- Trả cọc < 7 ngày trước: Không hoàn
- Trả cọc sau ngày vào: Mất toàn bộ cọc
Ví dụ:
- Đặt cọc: 5 triệu
- Ngày vào dự kiến: 15/12
- Khách báo hủy: 01/12 (14 ngày trước)
- Hoàn lại: 5tr × 50% = 2.5 triệu
Phòng ngừa:
1. Xác nhận kỹ trước khi nhận cọc
- Hỏi rõ lý do thuê
- Xác nhận thời gian vào ở
- Cho xem phòng kỹ càng
2. Hợp đồng đặt cọc rõ ràng
- Ghi rõ điều kiện hoàn cọc
- Quy định thời hạn báo trước
- Chữ ký xác nhận của cả 2 bên
3. Giữ liên lạc thường xuyên
- Nhắc nhở trước ngày vào 7-10 ngày
- Hỏi thăm nếu có thay đổi
- Hỗ trợ nếu khách gặp khó khăn
Phân tích tỷ lệ bỏ trả (Churn Rate)
Tỷ lệ bỏ trả
Công thức tính:
Tỷ lệ bỏ trả = (Số hợp đồng bị hủy / Tổng hợp đồng trong kỳ) × 100%Ví dụ:
- Tổng hợp đồng tháng 11: 200
- Số hợp đồng bị hủy: 15
- Tỷ lệ bỏ trả: 15/200 × 100% = 7.5%
Đánh giá:
- < 3%: Rất tốt - Khách hài lòng cao
- 3-5%: Tốt - Mức độ chấp nhận được
- 5-10%: Trung bình - Cần theo dõi
- 10-15%: Cao - Có vấn đề cần khắc phục
- > 15%: Rất cao - Cần xem xét lại toàn bộ
Chi phí do bỏ trả
Các khoản chi phí:
1. Doanh thu mất
- Thời gian trống × Giá thuê
- VD: 1 tháng trống = 5 triệu mất
2. Chi phí sửa chữa
- Sơn lại: 2-3 triệu
- Thay nội thất hư: 1-5 triệu
- Vệ sinh sâu: 500k-1tr
3. Chi phí marketing
- Chụp ảnh mới: 500k
- Đăng tin quảng cáo: 1-2 triệu
- Hoa hồng môi giới: 50% tháng đầu
4. Chi phí vận hành
- Thời gian nhân viên xử lý: 1 triệu
- Chi phí hành chính: 500k
Tổng chi phí ước tính: 10-15 triệu/lần bỏ trả
Chi phí bỏ trả rất cao! Giảm tỷ lệ bỏ trả 1% có thể tiết kiệm hàng trăm triệu mỗi năm.
Giảm thiểu tỷ lệ bỏ trả
1. Cải thiện chất lượng dịch vụ
Cơ sở vật chất:
- Bảo trì định kỳ
- Nâng cấp tiện nghi
- Vệ sinh sạch sẽ
Dịch vụ hỗ trợ:
- Phản hồi nhanh (< 2 giờ)
- Giải quyết vấn đề hiệu quả
- Thái độ thân thiện
An ninh:
- Camera giám sát
- Bảo vệ 24/7
- Khóa vân tay, thẻ từ
2. Chính sách hợp đồng linh hoạt
Hợp đồng ngắn hạn:
- 3-6 tháng cho khách chưa chắc chắn
- Phí hủy thấp hơn
- Dễ dàng gia hạn
Cho phép chuyển nhượng:
- Khách tìm người thay thế
- Giảm thiệt hại cho cả 2 bên
- Linh hoạt về thời gian
Điều chỉnh giá:
- Giảm giá nếu khách khó khăn
- Trả góp tiền thuê
- Miễn giảm một số dịch vụ
3. Chăm sóc khách hàng
Theo dõi định kỳ:
- Gọi điện hỏi thăm mỗi tháng
- Khảo sát mức độ hài lòng
- Thu thập phản hồi
Ưu đãi khách trung thành:
- Giảm giá khi gia hạn
- Tặng quà sinh nhật, lễ Tết
- Nâng cấp phòng ưu tiên
Xây dựng mối quan hệ:
- Tạo cộng đồng cư dân
- Tổ chức sự kiện
- Hỗ trợ khi cần thiết
Tips & Best Practices
Mẹo giảm thiểu bỏ trả hiệu quả:
1. Sàng lọc khách kỹ càng ban đầu
- Xác minh thông tin đầy đủ
- Kiểm tra lịch sử thuê nhà
- Hỏi mục đích, thời gian thuê rõ ràng
2. Hợp đồng rõ ràng, minh bạch
- Ghi rõ quyền và nghĩa vụ
- Quy định điều kiện thanh lý
- Có chứng kiến, chữ ký đầy đủ
3. Theo dõi thanh toán chặt chẽ
- Nhắc nhở trước hạn 3-5 ngày
- Liên hệ ngay khi quá hạn 1 ngày
- Có biện pháp xử lý khi nợ > 7 ngày
4. Phản ứng nhanh với khiếu nại
- Tiếp nhận ngay lập tức
- Cam kết thời gian xử lý
- Theo dõi đến khi giải quyết xong
5. Linh hoạt trong xử lý
- Lắng nghe lý do khách muốn bỏ
- Tìm phương án cùng có lợi
- Giữ quan hệ tốt cho tương lai
6. Học hỏi từ mỗi lần bỏ trả
- Phỏng vấn exit interview
- Ghi nhận nguyên nhân
- Cải thiện để tránh lặp lại
Hỗ trợ
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về báo cáo bỏ trả, vui lòng liên hệ:
- Hotline: 0355.430.074
- Email: contact@resident.vn
Các trang liên quan
- Cho thuê - Báo cáo hợp đồng đang cho thuê
- Căn hộ trống - Cập nhật phòng trống sau bỏ trả
- Hợp đồng - Quản lý hợp đồng và thanh lý