Hóa đơn
Lập hóa đơn và xác nhận thu tiền là hoạt động thường kỳ trong quản lý vận hành căn hộ cho thuê. Tùy thuộc vào quy định tại các căn hộ mà hoạt động này có thể lặp lại 1 tháng/lần hoặc ít hơn như 2 tháng, 3 tháng, 6 tháng/lần.
Resident cung cấp 2 phương thức lập hóa đơn: từng phòng/giường hoặc hàng loạt từ file Excel để phù hợp với quy mô quản lý của bạn.
1. Lập hóa đơn từng phòng/giường
Mở màn hình thêm hóa đơn
Tại màn hình Tài chính → Hóa đơn, nhấn nút dấu (+) để Thêm hóa đơn.
Điền thông tin hóa đơn
Màn hình chi tiết lập hóa đơn hiển thị. Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu:
Phần thông tin chung:
| Trường thông tin | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tòa nhà | ✅ | Chọn trong danh sách có sẵn |
| Phòng | ✅ | Chọn trong danh sách có sẵn |
| Giường | ❌ | Chọn nếu quản lý theo giường |
| Hợp đồng | ✅ | Hệ thống hiển thị sẵn tên khách hàng đại diện |
| Kỳ thanh toán | ✅ | Chọn tháng lập hóa đơn (VD: Tháng 5) |
| Ngày lập | ✅ | Mặc định là ngày hiện tại, có thể thay đổi |
| Hạn thanh toán | ✅ | Mặc định sau ngày lập 5 ngày (có thể cài đặt tại Cài đặt → Cài đặt chung) |
| Mẫu in hóa đơn | ✅ | Chọn trong danh sách hoặc tạo mới tại Mẫu biểu → Hợp đồng |
Phần Dịch vụ & Phí:
Hệ thống hiển thị sẵn các dịch vụ khách hàng đang sử dụng. Nhấn (+) để thêm dịch vụ khác nếu cần.
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Dịch vụ | Tên các loại dịch vụ |
| Đơn giá | Giá tương ứng với từng dịch vụ |
| Chỉ số | Chọn chỉ số công tơ (nếu chưa chốt, nhấn Chốt công tơ) |
| Số lượng | Tính theo đầu phòng hoặc đầu người |
| Hệ số | Mặc định là 1, có thể thay đổi (cần bật tại Cài đặt chung → Sử dụng hệ số trong hóa đơn) |
| Từ ngày, Đến ngày | Thời gian tính phí dịch vụ (phục vụ phân bổ doanh thu) |
Phần Tổng kết:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Tạm tính | Tổng số tiền tạm tính từ hóa đơn |
| Giảm giá | Số tiền giảm cho khách thuê (nếu có) |
| Thuế (%) | % thuế áp dụng (VD: nhập 10 cho thuế 10%) |
| Thành tiền | Tổng số tiền sau giảm trừ và thuế |
| Trả trước | Tiền thừa khách đã thanh toán trước đó (không vượt quá số tiền thừa hoặc giá trị hóa đơn) |
| Còn lại | Tổng số tiền khách cần thanh toán |
Những trường đánh dấu (*) là bắt buộc phải điền thông tin.
Lưu hóa đơn
Nhấn nút Lưu để hoàn thành. Nếu thành công, hệ thống hiển thị thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và hóa đơn xuất hiện trong danh sách.
2. Lập hóa đơn hàng loạt từ file Excel
Truy cập màn hình nhập dữ liệu
Tại Tài chính → Hóa đơn, nhấn nút Nhập dữ liệu (biểu tượng mũi tên đi lên).
Tải file mẫu
Chọn tháng và tòa nhà cần lập hóa đơn, sau đó nhấn “Tải file mẫu tại đây” để tải xuống.
Điền thông tin vào file Excel
Mở file mẫu, hệ thống đã hiển thị sẵn:
- Số lượng các dịch vụ cố định
- Chỉ số đầu của điện nước
Kiểm tra và điền thông tin còn thiếu.
Lưu ý quan trọng:
- Bôi đen toàn bộ bảng và chuyển về định dạng Text
- Trường đánh dấu (*) là bắt buộc
- Ô màu vàng: Dịch vụ phòng đang sử dụng
- Ô màu trắng (N/A): Dịch vụ phòng không sử dụng
Tải file lên hệ thống
Nhấn nút “Chọn file” hoặc kéo thả file vào màn hình Chi tiết nhập dữ liệu. Sau đó nhấn Nhập dữ liệu.
Hoàn thành
Nếu thành công, hệ thống hiển thị thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và các hóa đơn xuất hiện trong danh sách.
Nhập hàng loạt giúp tiết kiệm thời gian khi bạn cần lập hóa đơn cho nhiều phòng/giường cùng lúc trong một tòa nhà.
3. Các tính năng khác
3.1. Sửa, Xóa hóa đơn
Sửa/Xóa từng hóa đơn:
Nhấn nút Thao tác → Cập nhật hoặc Xóa tại hóa đơn muốn chỉnh sửa.
Xóa hàng loạt:
Tích vào ô vuông các hóa đơn cần xóa, sau đó nhấn biểu tượng Xóa.
Hóa đơn đã duyệt không thể sửa hoặc xóa. Cần Bỏ duyệt trước khi thao tác.
3.2. Duyệt hóa đơn
Duyệt hóa đơn giúp kiểm tra thông tin trước khi gửi cho khách hàng, giảm thiểu sai sót ảnh hưởng đến doanh thu và tính chuyên nghiệp.
Duyệt từng hóa đơn
Bước 1: Tại màn Danh sách hóa đơn, nhấn nút Duyệt tại hóa đơn muốn duyệt.
Bước 2: Hệ thống hiển thị xác nhận “Bạn đang thực hiện thao tác DUYỆT hóa đơn. Bạn có chắc chắn muốn xác nhận duyệt này không?”
- Nhấn Hủy để hủy duyệt
- Nhấn Duyệt để xác nhận
Nếu thành công, hệ thống ẩn nút duyệt và hiển thị trạng thái “Đã duyệt”.
Bỏ duyệt hóa đơn:
Nếu muốn hủy hóa đơn đã duyệt, nhấn Thao tác → Bỏ duyệt.
3.3. Gửi hóa đơn
Sau khi tạo hóa đơn, bạn có thể gửi cho từng khách hoặc gửi hàng loạt theo tòa nhà.
Gửi từng khách
Bước 1: Vào Danh sách hóa đơn → Click mã hóa đơn muốn gửi.
Bước 2: Tại Chi tiết hóa đơn, nhấn Gửi hóa đơn. Hệ thống hiển thị các phương thức gửi:
- Sao chép liên kết: Sao chép URL hóa đơn để gửi qua kênh bất kỳ
- Thông báo qua App Resident: Gửi push notification (khách cần có tài khoản/app)
- Zalo OA: Gửi tin qua Zalo bằng OA Resident hoặc OA thương hiệu chủ nhà
- Zalo Bot: Tự động kết bạn và gửi tin qua Zalo Resident hoặc Zalo cá nhân
- Email: Gửi hóa đơn đến email khách hàng (nếu đã lưu)
3.4. Sinh hóa đơn
Chức năng Sinh hóa đơn giúp tạo hóa đơn định kỳ cho nhiều khách thuê một cách nhanh chóng và chính xác.
Chọn biểu tượng Sinh hóa đơn
Trên thanh công cụ, chọn biểu tượng Sinh hóa đơn.
Điền thông tin tạo hóa đơn
Màn hình Tạo nhiều hóa đơn hiển thị. Điền đầy đủ thông tin:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Kỳ thanh toán | Chọn tháng cần sinh hóa đơn (VD: 09/2025) |
| Tòa nhà | Chọn tòa nhà muốn tạo hóa đơn |
| Hình thức | Chỉ tiền nhà: Chỉ sinh hóa đơn tiền thuê Chỉ tiền dịch vụ: Chỉ sinh hóa đơn dịch vụ Tiền nhà & Dịch vụ: Sinh cả hai loại |
Xác nhận và lưu
Xác nhận thông tin → Nhấn Lưu. Hệ thống tự động tạo hóa đơn cho toàn bộ khách thuê trong tòa nhà theo kỳ thanh toán đã chọn.
Sinh hóa đơn tự động giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo không bỏ sót khách thuê nào trong tòa nhà.
3.5. Xác nhận thu tiền hóa đơn
Chọn thu tiền
Tại màn hình danh sách hóa đơn, nhấn Thao tác → Thu tiền.
Điền thông tin thanh toán
Màn hình Thanh toán hóa đơn xuất hiện. Điền các thông tin theo yêu cầu.
Những trường đánh dấu (*) là bắt buộc phải điền.
Hoàn thành
Nhấn Lưu để hoàn thành. Nếu thành công, hệ thống hiển thị số tiền đã thanh toán tại cột “Đã trả” và số tiền còn lại tại cột “Còn Nợ”.
Gạch nợ tự động hóa đơn: Resident cung cấp tính năng tự động xác nhận thu tiền khi khách thuê chuyển khoản thành công, giúp giảm tải thao tác thủ công. Liên hệ hotline: 0355430074 để tìm hiểu thêm.
Xử lý trường hợp đặc biệt:
- Khách thanh toán nhiều hơn giá trị hóa đơn: Xác nhận thu theo đúng số tiền thực thu. Hệ thống tự động ghi nhận số tiền dư vào Tiền thừa để trừ tự động ở hóa đơn sau.
- Khách thanh toán trước một khoản để trừ dần: Lập Phiếu thu và chọn hạng mục Tiền thừa để hệ thống ghi nhận, hỗ trợ theo dõi các khoản tiền dư.
3.6. In hóa đơn
Tại màn Danh sách hóa đơn, nhấn Mã hóa đơn để xem chi tiết. Sau đó nhấn In hóa đơn để tiến hành in.
3.7. Thống kê hóa đơn
Tại màn hình Hóa đơn, bạn có thể xem tổng tiền của tất cả hóa đơn theo các tiêu chí lọc: Tòa nhà, Phòng, Giường, Hợp đồng, Thời gian, Trạng thái…
Các thông tin thống kê:
- Tổng tiền phải thu: Tổng giá trị hóa đơn chưa thanh toán
- Đã thu: Tổng số tiền đã thu từ khách
- Còn nợ: Số tiền khách chưa thanh toán
Từ đó theo dõi tiến độ thanh toán và lên phương án cho các trường hợp thanh toán chậm, rủi ro cao.
Video hướng dẫn chi tiết
Hỗ trợ
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về quản lý hóa đơn, vui lòng liên hệ:
- Hotline: 0355.430.074
- Email: contact@resident.vn
Các trang liên quan
- Ghi chỉ số - Ghi chỉ số điện nước trước khi lập hóa đơn
- Hợp đồng - Quản lý hợp đồng thuê
- Khách hàng - Thông tin khách thuê