Hợp đồng
Tổng quan
Quản lý hợp đồng khách thuê là phần quan trọng nhất trong quản lý vận hành căn hộ. Căn cứ vào hợp đồng, chủ nhà có thể biết:
- Khách thuê đang ở tòa nhà nào? Phòng nào?
- Thời hạn hợp đồng là bao lâu?
- Sử dụng những dịch vụ nào?
- Các thông tin liên quan khác về khách thuê
Quản lý hợp đồng chặt chẽ sẽ giúp chủ nhà:
- Nắm bắt được thông tin khách hàng
- Lên kế hoạch cho những trường hợp khách chuẩn bị rời phòng
- Tránh thất thoát doanh thu từ những trường hợp rủi ro trong quá trình vận hành
Resident hỗ trợ đầy đủ các tính năng: Tạo hợp đồng, Gia hạn, Chuyển phòng, Nhượng hợp đồng, Thanh lý hợp đồng
1. Tạo hợp đồng
Truy cập màn hình Hợp đồng
Tại màn hình chính, ấn chọn Khách hàng → Hợp đồng thuê
Tạo hợp đồng mới
Ấn chọn nút dấu (+) để Thêm hợp đồng
Điền thông tin hợp đồng
Màn hình chi tiết lập hợp đồng sẽ xuất hiện. Hãy điền đủ thông tin các phần theo yêu cầu:
Những trường thông tin đánh dấu (*) là những trường thông tin bắt buộc phải điền
a. Thông tin chung
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tòa nhà | Chọn trong danh sách có sẵn hoặc thêm tòa nhà mới | ✅ |
| Phòng | Chọn trong danh sách có sẵn hoặc thêm phòng mới | ✅ |
| Giường | Áp dụng cho mô hình Ký túc xá, homestay (nếu có) | ❌ |
| Ngày ký | Ngày chủ nhà ký hợp đồng với khách thuê | ✅ |
| Ngày bắt đầu | Ngày khách bắt đầu thuê nhà | ✅ |
| Hạn hợp đồng | Ngày khách hết hạn hợp đồng | ✅ |
| Mẫu hợp đồng thuê | Chọn trong danh sách hoặc tạo mới tại Mẫu biểu → Hợp đồng thuê | ✅ |
| Mẫu in hóa đơn | Chọn trong danh sách hoặc tạo mới tại Mẫu biểu → Mẫu hóa đơn | ✅ |
| Ghi chú | Thông tin ghi chú thêm (nếu có) | ❌ |
b. Khách hàng
Bước 1: Tại phần thông tin Khách hàng, ấn chọn icon Thêm khách hàng
Bước 2: Màn hình Danh sách khách hàng sẽ xuất hiện. Hãy tích chọn khách hàng trong danh sách có sẵn hoặc Thêm mới để thêm khách hàng mới
Bước 3: Ấn nút Chọn để hoàn thành thao tác chọn khách thuê gán với hợp đồng. Nếu thành công, hệ thống sẽ hiển thị khách thuê đó ra màn hình ngoài phần Khách hàng
c. Tiền thuê & Tiền cọc
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tiền thuê | Giá thuê phòng hàng tháng | ✅ |
| Chu kỳ thanh toán | Chu kỳ đóng tiền (1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng) | ✅ |
| Ngày bắt đầu tính tiền | Ngày bắt đầu tính tiền thuê căn hộ | ✅ |
| Tiền cọc | Số tiền giữ trong suốt quá trình khách thuê ở tại căn hộ | ✅ |
| Đã đặt cọc | Số tiền khách thuê đã đặt cọc giữ chỗ trước đó (tự động hiển thị) | - |
| Tiền cọc phải đóng | Số tiền cọc còn lại mà khách thuê phải đóng | - |
| Số tháng giảm | Số tháng được khuyến mại (nếu có) | ❌ |
| Số tiền giảm mỗi tháng | Số tiền giảm mỗi tháng (nếu có) | ❌ |
d. Tiền phí dịch vụ
Bước 1: Tại phần thông tin Tiền phí dịch vụ, ấn chọn icon Thêm dịch vụ
Bước 2: Màn hình Danh sách Dịch vụ & Phí sẽ xuất hiện. Hãy tích chọn dịch vụ trong danh sách có sẵn hoặc ấn nút Thêm mới để thêm dịch vụ mới
Bước 3: Ấn nút Chọn để hoàn thành thao tác chọn danh sách dịch vụ. Nếu thành công, hệ thống sẽ hiển thị các dịch vụ đó ra màn hình ngoài. Hãy chọn công tơ, điền sẵn thông tin chỉ số đầu của điện nước hoặc số lượng gán với từng dịch vụ
Lưu hợp đồng
Ấn nút Lưu để hoàn thành thao tác lập hợp đồng mới
Nếu thành công, hệ thống sẽ gửi thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và hiển thị thông tin chi tiết tại màn Danh sách hợp đồng
Nếu muốn Sửa hoặc Xóa thông tin liên quan đến hợp đồng, hãy ấn nút Sửa hoặc Xóa ngay tại hợp đồng bạn muốn thao tác
2. Mẹo tạo hợp đồng nhanh từ file Excel
Đối với các đơn vị có số lượng khách thuê lớn, việc tạo hàng loạt thông tin hợp đồng thuê là tính năng cần thiết. Resident hỗ trợ tạo dữ liệu nhanh từ file Excel mẫu trên thiết bị máy tính.
Truy cập màn hình Hợp đồng
Tại màn hình chính, ấn chọn mục Hợp đồng thuê
Chọn nhập dữ liệu
Ấn nút Thêm dữ liệu hình mũi tên đi lên
Tải file mẫu
Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết màn nhập dữ liệu:
- Chọn tòa nhà bạn muốn lập hợp đồng
- Ấn vào “Tải file mẫu tại đây” để tải file mẫu xuống
Điền dữ liệu vào file Excel
Mở file mẫu và điền dữ liệu hợp đồng theo các trường thông tin hệ thống yêu cầu
Lưu ý quan trọng:
- Những mục đánh dấu (*) là những mục bắt buộc phải điền thông tin
- Bôi đen toàn bộ bảng → Định dạng file đưa về dạng “Text” trước khi nhập dữ liệu
- Hãy xem ví dụ mẫu trước khi nhập dữ liệu để đảm bảo tính chính xác
Upload file và nhập dữ liệu
Đẩy file dữ liệu lên hệ thống bằng cách:
- Ấn nút “Chọn file” hoặc
- “Kéo thả file” vào màn Chi tiết nhập dữ liệu
Sau đó ấn nút Nhập dữ liệu
Nếu bạn nhập dữ liệu thành công, hệ thống sẽ bắn thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và hiển thị thông tin chi tiết tại màn Danh sách hợp đồng
3. Các thao tác với hợp đồng
Resident hỗ trợ đầy đủ các thao tác phát sinh trong quá trình quản lý hợp đồng:
a. Gia hạn hợp đồng
Trong trường hợp khách thuê chuẩn bị hết hạn hợp đồng và có nhu cầu ở tiếp:
- Ấn nút Thao tác → Gia hạn hợp đồng
- Điền thông tin tại màn Gia hạn hợp đồng và ấn nút Lưu để hoàn thành
b. Chuyển Phòng/Giường
Trong trường hợp khách có nhu cầu chuyển từ phòng/giường này sang phòng/giường khác:
- Tại hợp đồng cần chuyển, ấn nút Thao tác → Chuyển Phòng/Giường
- Màn hình Chuyển phòng/giường sẽ hiển thị. Điền thông tin phòng/giường bạn muốn chuyển đến và các thông tin đi kèm khác
- Ấn nút Lưu để hoàn thành thao tác chuyển Phòng/giường
Nếu chuyển thành công, hệ thống sẽ:
- Thanh lý hợp đồng khách ở phòng cũ
- Thiết lập hợp đồng khách ở phòng mới theo thông tin đã điền
Bạn có thể check lại hợp đồng mới tại màn Hợp đồng thuê để đảm bảo tính chính xác
c. Đăng ký ngày chuyển đi
Tính năng này được xây dựng nhằm hỗ trợ chủ nhà lưu trữ thông tin ngày khách sẽ chuyển ra khỏi tòa nhà. Đây là công cụ hiển thị nhắc nhở chủ nhà lên phương án cho thuê phòng và tìm khách thuê mới.
- Tại màn hình danh sách hợp đồng, ấn nút Thao tác → Đăng ký ngày chuyển đi
- Điền thông tin vào mục Ngày sẽ chuyển đi, điền Ghi chú nếu có và ấn nút Lưu
Nếu đăng ký ngày chuyển đi thành công, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái Sắp chuyển đi tại cột trạng thái trên màn danh sách hợp đồng
d. Nhượng hợp đồng
Trường hợp khách thuê nhượng hợp đồng cho một khách thuê khác:
- Ấn nút Thao tác → Nhượng hợp đồng tại hợp đồng cần nhượng
- Màn hình nhượng hợp đồng sẽ được bật lên. Hãy check lại thông tin hợp đồng hiện tại và điền thông tin khách hàng mới, đi kèm một số thông tin khác để hoàn thành thao tác nhượng
Nếu thực hiện thao tác nhượng hợp đồng thành công, hệ thống sẽ:
- Thanh lý hợp đồng khách cũ
- Ghi nhận hợp đồng mới theo khách thuê mới
- Hiển thị tại màn danh sách hợp đồng thuê
Bạn có thể kiểm tra lại thông tin để đảm bảo tính chính xác
e. Thanh lý hợp đồng
Khi khách thuê hết hạn hợp đồng thuê và có nhu cầu thanh lý hợp đồng:
Chọn thanh lý hợp đồng
Tại màn hình Danh sách hợp đồng, ấn chọn Thao tác → Thanh lý hợp đồng
Chọn hình thức thanh lý
Màn hình chi tiết Thanh lý hợp đồng sẽ xuất hiện. Tùy thuộc vào trường hợp thực tế để lựa chọn hình thức thanh lý cho phù hợp:
Khách bỏ cọc
Trường hợp 1: Khách bỏ cọc
Khi khách thuê bỏ cọc và không tiếp tục thuê:
- Tích chọn ô “Khách bỏ cọc”
- Điền ngày khách bỏ cọc
- Ấn “Lập hóa đơn & thanh lý” để xác nhận thanh lý bỏ cọc
Nếu thực hiện thành công, hệ thống sẽ:
- Thanh lý hợp đồng
- Lập hóa đơn thanh lý ghi nhận tại màn hóa đơn
- Khoản thu tiền cọc trước đó sẽ được ghi nhận vào Báo cáo doanh thu
Hoàn thành thanh lý
Ấn nút Lập hóa đơn và Thanh lý để hoàn thành thao tác Thanh lý hợp đồng. Lúc này bạn hãy kiểm tra hóa đơn tại mục Hóa đơn và gửi thông tin đến khách thuê để hoàn tất các thao tác thanh lý hợp đồng
Video hướng dẫn
Mẹo và thực hành tốt
Kiểm tra thông tin trước khi lưu
Luôn kiểm tra kỹ các thông tin quan trọng như: Ngày bắt đầu, hạn hợp đồng, tiền thuê, tiền cọc trước khi ấn Lưu. Sai sót ở các trường này có thể ảnh hưởng đến việc lập hóa đơn và báo cáo sau này.
Chọn đúng chu kỳ thanh toán
Chu kỳ thanh toán ảnh hưởng trực tiếp đến việc hệ thống tự động lập hóa đơn. Ví dụ: Chu kỳ 1 tháng = hóa đơn tạo hàng tháng, chu kỳ 3 tháng = hóa đơn tạo 3 tháng/lần.
Lưu lại chỉ số đầu điện nước
Khi thêm dịch vụ điện nước vào hợp đồng, nhớ điền chính xác chỉ số đầu của công tơ. Đây là cơ sở để tính tiền điện nước cho các tháng sau.
Quan trọng khi thanh lý
- Kiểm tra tất cả hóa đơn chưa thanh toán trước khi thanh lý
- Chụp ảnh chỉ số công tơ điện nước cuối cùng
- Kiểm tra tình trạng tài sản trong phòng
- Lưu lại biên bản bàn giao phòng
- Xác nhận với khách về số tiền hoàn cọc trước khi thanh lý
Sử dụng mẫu hợp đồng chuẩn
Nên tạo sẵn các mẫu hợp đồng theo từng loại phòng hoặc chính sách cho thuê. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
Báo cáo liên quan
Bạn có thể xem các báo cáo liên quan đến hợp đồng tại:
- Báo cáo hợp đồng: Thống kê số hợp đồng mới, thanh lý, gia hạn theo thời gian
- Báo cáo khách hàng: Danh sách khách thuê hiện tại, lịch sử thuê
- Báo cáo sắp hết hạn: Danh sách hợp đồng sắp hết hạn cần gia hạn hoặc tìm khách mới
- Báo cáo thu chi: Theo dõi tiền thuê, tiền cọc, công nợ
Hỗ trợ
Trên đây là hướng dẫn một số thao tác tại màn Hợp đồng thuê.
Mọi thắc mắc xin liên hệ ngay:
- 📞 Hotline: 0355.430.074
- 📧 Email: contact@resident.vn
Chúc các bạn thành công!