Khách nợ tiền
Báo cáo Khách nợ tiền giúp theo dõi tình trạng thanh toán của từng khách hàng theo từng phòng, tòa nhà, hỗ trợ bộ phận tài chính trong việc nhắc nợ và thu hồi công nợ hiệu quả.
Mục đích báo cáo
- 📊 Theo dõi công nợ: Nắm rõ tình trạng nợ của từng khách hàng theo thời gian thực
- 💰 Thu hồi hiệu quả: Chủ động nhắc nở và thu hồi công nợ đúng hạn
- 🎯 Quản lý rủi ro: Phát hiện sớm khách có nguy cơ nợ xấu để xử lý kịp thời
- 📈 Báo cáo lãnh đạo: Cung cấp số liệu tổng hợp về tình hình công nợ
Công nợ quá hạn > 30 ngày có nguy cơ khó thu hồi. Cần có biện pháp xử lý ngay!
Giao diện chính
Các thành phần chính:
- 📋 Danh sách khách nợ chi tiết
- 💵 Tổng số tiền nợ
- 📊 Số lượng khách đang nợ
- 🔍 Bộ lọc và tìm kiếm
Ý nghĩa các cột
| Tên cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Khu vực | Nhóm dự án hoặc khu dân cư được phân theo nhóm quản lý |
| Tòa nhà | Mã hiệu định danh từng tòa nhà trong hệ thống |
| Căn hộ/Giường | Mã căn hộ/giường khách đang ở |
| Khách hàng | Tên khách hàng thuê phòng |
| Tổng nợ tháng này | Tổng số tiền phải thanh toán trong kỳ (thường là tháng) |
| Đã thanh toán | Số tiền khách đã đóng trong kỳ |
| Còn nợ | Tổng tiền tháng này - Đã thanh toán |
| Hạn TT | Hạn thanh toán các khoản nợ |
Công thức tính
Còn nợ = Tổng nợ tháng này - Đã thanh toánVí dụ:
- Tổng nợ tháng 11: 10.000.000 đ
- Đã thanh toán: 3.000.000 đ
- Còn nợ = 10tr - 3tr = 7.000.000 đ
Hướng dẫn sử dụng
1. Lọc/tìm kiếm báo cáo
Truy cập báo cáo
Từ màn hình trang chủ → Chọn Báo cáo tài chính → Khách nợ tiền
Mở bộ lọc
Click vào biểu tượng Lọc dữ liệu (ba gạch màu đen)
Chọn tiêu chí lọc
Chọn các tiêu chí lọc, sau đó nhấn Áp dụng
Các tiêu chí lọc:
| Tiêu chí | Mô tả |
|---|---|
| Khu vực | Lọc theo khu vực quản lý |
| Tòa nhà | Lọc theo tòa nhà cụ thể |
| Căn hộ/Phòng | Lọc theo phòng cụ thể |
| Khách hàng | Tìm theo tên khách hàng |
| Số tiền nợ | Lọc theo khoảng tiền nợ |
| Hạn thanh toán | Lọc theo ngày đến hạn |
Lọc theo Hạn thanh toán giúp bạn ưu tiên xử lý các khoản nợ sắp đến hạn hoặc quá hạn.
2. Xuất dữ liệu
Nhấn nút Xuất dữ liệu
Tại màn hình Báo cáo Khách nợ tiền, nhấn biểu tượng Xuất dữ liệu (mũi tên màu tím hướng xuống)
Tải file về máy
Hệ thống hiển thị màn hình Lịch sử Export. Chọn Tải xuống file dữ liệu
Xem file dữ liệu
Mở file Excel để xem chi tiết danh sách khách nợ
File Excel xuất ra có thể dùng để:
- Gửi báo cáo cho lãnh đạo
- Làm cơ sở nhắc nợ
- Phân tích xu hướng nợ
- Lưu trữ hồ sơ
Phân loại khách nợ
Nợ trong hạn
Nợ trong hạn
Định nghĩa: Khách chưa thanh toán nhưng chưa quá ngày đến hạn.
Đặc điểm:
- Còn trong thời gian gia hạn
- Chưa bị tính phí phạt
- Rủi ro thấp
Ví dụ:
- Hạn thanh toán: 05/12/2025
- Ngày hiện tại: 03/12/2025
- Trạng thái: Nợ trong hạn (còn 2 ngày)
Xử lý:
1. Nhắc nhở nhẹ nhàng
- Gửi thông báo qua app
- SMS/email tự động
- Zalo thông báo
- Không cần gọi điện
2. Tạo điều kiện thanh toán
- Cung cấp link thanh toán online
- Hướng dẫn chuyển khoản
- Nhận tiền mặt tại văn phòng
- Hỗ trợ chia nhỏ nếu khó khăn
3. Ghi nhận lý do (nếu có)
- Khách báo trước sẽ trễ
- Ghi nhận và cập nhật hệ thống
- Thông báo cho bộ phận liên quan
Lưu ý:
- ✅ Giữ thái độ thân thiện
- ✅ Không gây áp lực
- ✅ Tạo điều kiện cho khách
- ✅ Ghi nhận thông tin đầy đủ
Gợi ý áp dụng
Theo dõi tổng công nợ để báo cáo lên Ban Giám đốc
Chủ động gửi thông báo nhắc nợ đúng thời điểm
Gọi điện, gửi Zalo/SMS nhắc nhở các khách còn nợ
Tips & Best Practices
Mẹo quản lý công nợ hiệu quả:
1. Tự động hóa nhắc nợ
- Cài đặt gửi thông báo tự động khi đến hạn
- SMS/email tự động trước hạn 3 ngày
- Push notification trên app
- Tiết kiệm thời gian, không bỏ sót
2. Phân loại mức độ ưu tiên
- Nợ lớn, quá hạn lâu: Ưu tiên cao
- Nợ nhỏ, trong hạn: Ưu tiên thấp
- Tập trung nguồn lực hợp lý
- Tối ưu hiệu quả thu hồi
3. Giữ thái độ chuyên nghiệp
- Lịch sự, thân thiện với khách
- Kiên định về nguyên tắc
- Không đe dọa, xúc phạm
- Tìm giải pháp cùng có lợi
4. Ghi nhận đầy đủ thông tin
- Lịch sử liên hệ với khách
- Lý do chậm trễ
- Cam kết thanh toán
- Cơ sở xử lý sau này
5. Xử lý nhanh, quyết liệt
- Không trì hoãn, chần chừ
- Áp biện pháp đúng lúc
- Tránh để nợ kéo dài
- Giảm tỷ lệ nợ xấu
6. Phòng ngừa từ đầu
- Sàng lọc khách kỹ càng
- Yêu cầu cọc đủ (2-3 tháng)
- Kiểm tra thu nhập, nơi làm việc
- Hợp đồng rõ ràng về xử phạt
7. Hỗ trợ khách có thiện chí
- Cho phép trả góp nếu khó khăn
- Giảm/miễn phí phạt nếu hợp lý
- Điều chỉnh hợp đồng phù hợp
- Giữ khách trung thành
8. Báo cáo định kỳ
- Tuần: Báo cáo nợ mới phát sinh
- Tháng: Tổng hợp tình hình công nợ
- Quý: Phân tích xu hướng, đề xuất biện pháp
- Năm: Đánh giá tổng thể, kế hoạch năm sau
Lưu ý quan trọng
Về số liệu:
- Số tiền “Tổng nợ tháng này” bao gồm: tiền nhà, phí quản lý, điện nước, dịch vụ… tùy cấu hình hệ thống
- Khách đã thanh toán thừa sẽ không hiển thị trong danh sách này, mà hiển thị ở mục “Tiền thừa”
- Cần đối chiếu định kỳ với sổ sách kế toán để đảm bảo chính xác
Về pháp lý:
- Xử lý nợ phải theo đúng hợp đồng đã ký
- Không được cắt điện, nước trái phép
- Cần thông báo trước ít nhất 7 ngày
- Tránh xung đột, giữ chứng cứ đầy đủ
Hỗ trợ
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về báo cáo khách nợ tiền, vui lòng liên hệ:
- Hotline: 0355.430.074
- Email: contact@resident.vn