Skip to Content
🎉 Cập nhật mới ngày 11/11/2025 -Xem chi tiết →
Báo cáo tài chínhLịch thanh toán

Báo cáo Lịch thanh toán

1. Mục đích báo cáo

Báo cáo “Lịch thanh toán” dùng để:

  • Theo dõi tình trạng thanh toán của từng khách hàng (cư dân/tổ chức) theo từng phòng, từng tòa nhà
  • Hỗ trợ bộ phận tài chính, chăm sóc khách hàng trong việc nhắc nợ, thu hồi công nợ

Báo cáo này giúp bạn nắm bắt tình hình thanh toán của từng khách hàng, chủ động trong việc quản lý công nợ và duy trì dòng tiền ổn định.

2. Giao diện chính

Giao diện báo cáo lịch thanh toán

Giao diện báo cáo hiển thị danh sách các khách hàng còn nợ với đầy đủ thông tin về khu vực, tòa nhà, phòng, số tiền nợ và hạn thanh toán.

3. Ý nghĩa các cột dữ liệu

Tên cộtÝ nghĩa
Khu vựcNhóm dự án hoặc khu dân cư được phân theo nhóm quản lý
Tòa nhàMã hiệu định danh từng tòa nhà trong hệ thống
Căn hộ/GiườngMã căn hộ/giường khách đang ở
Khách hàngTên khách hàng thuê phòng
Tổng nợ tháng nàyTổng số tiền phải thanh toán trong kỳ (thường là tháng)
Đã thanh toánSố tiền khách đã đóng trong kỳ
Còn nợTổng tiền tháng này - Đã thanh toán
Hạn TTHạn thanh toán các khoản nợ

Lưu ý về “Tổng nợ tháng này”:
Số tiền này có thể bao gồm cả phí quản lý, điện nước, dịch vụ… tùy cấu hình hệ thống của bạn.

4. Hướng dẫn sử dụng

4.1. Lọc/tìm kiếm báo cáo

Bước 1: Truy cập báo cáo

Từ màn hình trang chủ → Chọn Báo cáo tài chính → Lịch thanh toán

Bước 2: Mở bộ lọc

Click vào biểu tượng Lọc dữ liệu (biểu tượng ba gạch màu đen)

Nút lọc dữ liệu

Bước 3: Chọn tiêu chí và áp dụng

Chọn các tiêu chí lọc (khu vực, tòa nhà, phòng, từ khóa), sau đó ấn Áp dụng để hiển thị kết quả mong muốn

Bộ lọc chi tiết

4.2. Xuất dữ liệu

Bước 1: Chọn xuất dữ liệu

Tại màn hình Báo cáo Lịch thanh toán, ấn chọn biểu tượng Xuất dữ liệu (hình mũi tên màu xanh hướng xuống dưới)

Nút xuất dữ liệu

Bước 2: Tải file dữ liệu

Hệ thống hiển thị màn hình lịch sử Export. Chọn Tải xuống file dữ liệu

Lịch sử export

Bước 3: Xem file dữ liệu

Mở file Excel/CSV vừa tải về để xem và phân tích dữ liệu

File dữ liệu đã xuất

5. Gợi ý áp dụng theo bộ phận

Bộ phận Tài chính

Vai trò:

  • Theo dõi tổng công nợ theo từng kỳ
  • Báo cáo lên Ban Giám đốc về tình hình thu chi
  • Phân loại nợ theo mức độ (trong hạn, quá hạn, nợ xấu)

Hành động cụ thể:

  1. Xuất báo cáo định kỳ: Mỗi tuần xuất báo cáo để cập nhật tình hình
  2. Phân tích xu hướng: So sánh với các tháng trước để nhận diện vấn đề
  3. Lập kế hoạch thu nợ: Ưu tiên các khoản nợ lớn và quá hạn lâu
  4. Báo cáo Ban Giám đốc: Tổng hợp số liệu, tỷ lệ thu hồi, dự báo dòng tiền

Chỉ số cần theo dõi:

  • Tổng công nợ/Tổng doanh thu tháng (nên < 20%)
  • Tỷ lệ thu hồi công nợ (nên > 85%)
  • Số lượng khách nợ quá hạn > 30 ngày

6. Phân tích và tối ưu

6.1. Các chỉ số quan trọng

Chỉ sốCách tínhMức an toàn
Tỷ lệ nợ/Doanh thu(Tổng nợ / Tổng doanh thu tháng) × 100%< 20%
Tỷ lệ thu hồi(Đã thanh toán / Tổng phải thu) × 100%> 85%
Thời gian thu nợ bình quânTổng ngày quá hạn / Số khách nợ< 10 ngày
Tỷ lệ nợ xấu(Nợ > 90 ngày / Tổng nợ) × 100%< 5%

6.2. Phân loại mức độ rủi ro

Rủi ro Thấp (Xanh)

Tiêu chí:

  • Nợ trong hạn hoặc quá hạn < 3 ngày
  • Khách hàng có lịch sử thanh toán tốt
  • Số tiền nợ < 5 triệu đồng

Hành động:

  • Gửi tin nhắn nhắc nhở nhẹ nhàng
  • Không cần can thiệp mạnh
  • Theo dõi định kỳ

7. Chiến lược giảm nợ hiệu quả

7.1. Dự phòng và phòng ngừa

  1. Thu tiền cọc đầy đủ:

    • Thu tối thiểu 2 tháng tiền cọc
    • Giữ lại 1 tháng tiền phòng khi khách chuyển đi

  2. Thanh toán tự động:

    • Khuyến khích khách đăng ký thanh toán tự động qua ngân hàng
    • Giảm 2-5% phí dịch vụ cho khách thanh toán tự động

  3. Chính sách khuyến khích:

    • Giảm 3% nếu thanh toán trước ngày 5 hàng tháng
    • Tặng voucher dịch vụ cho khách thanh toán đúng hạn liên tục 6 tháng

7.2. Xử lý nợ hiện tại

  1. Phân loại và ưu tiên:

    • Ưu tiên thu nợ lớn và quá hạn lâu trước
    • Nhóm khách theo mức độ khó dễ để có chiến lược phù hợp

  2. Đàm phán linh hoạt:

    • Đề xuất phân kỳ thanh toán với khách gặp khó khăn tạm thời
    • Giảm phí phạt nếu khách cam kết thanh toán ngay

  3. Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp:

    • Với nợ xấu > 90 ngày, cân nhắc thuê công ty thu hồi nợ
    • Chi phí thường 30-50% số tiền thu hồi được

7.3. Cải thiện quy trình

  1. Tự động hóa nhắc nợ:

    • Gửi SMS/Zalo tự động trước hạn 3 ngày
    • Gửi email tự động khi quá hạn 1, 7, 15, 30 ngày

  2. Báo cáo định kỳ:

    • Họp tuần để rà soát danh sách nợ
    • Phân công cụ thể cho từng nhân viên theo dõi

  3. Đào tạo nhân viên:

    • Kỹ năng giao tiếp và thương lượng
    • Hiểu rõ quy định pháp luật về thu nợ

8. Kịch bản xử lý tình huống

8.1. Khách hàng khó khăn tài chính thực sự

Tình huống: Khách A bị mất việc, nợ 15 triệu, quá hạn 20 ngày.

Giải pháp:

  1. Gặp gỡ trực tiếp để hiểu rõ tình hình
  2. Đề xuất phân kỳ: 5 triệu/tháng trong 3 tháng
  3. Yêu cầu người thân bảo lãnh
  4. Giảm 50% phí phạt nếu tuân thủ cam kết
  5. Theo dõi sát sao, gọi điện nhắc trước mỗi kỳ thanh toán

8.2. Khách hàng cố tình trốn nợ

Tình huống: Khách B nợ 30 triệu, quá hạn 45 ngày, không liên lạc được.

Giải pháp:

  1. Gửi thư cảnh báo chính thức đến địa chỉ thường trú (qua bưu điện)
  2. Liên hệ người thân, đồng nghiệp (nếu có thông tin)
  3. Tạm dừng toàn bộ dịch vụ (điện, nước, internet)
  4. Yêu cầu khách chuyển đi trong 7 ngày
  5. Khởi kiện ra tòa nếu không hợp tác
  6. Trừ tiền cọc, thu hồi thiết bị cho thuê (nếu có)

8.3. Khách hàng tranh chấp hóa đơn

Tình huống: Khách C không thanh toán vì cho rằng hóa đơn điện nước quá cao.

Giải pháp:

  1. Mời khách đến văn phòng để đối chiếu hóa đơn
  2. Xuất chỉ số đầu kỳ, cuối kỳ, ảnh chụp đồng hồ
  3. So sánh với các tháng trước và với các phòng tương tự
  4. Nếu khách vẫn không đồng ý, đề xuất kiểm tra đồng hồ
  5. Nếu đồng hồ bị lỗi, chỉnh sửa hóa đơn và xin lỗi khách
  6. Nếu đồng hồ bình thường, giải thích rõ ràng và yêu cầu thanh toán

9. Lưu ý quan trọng

Về tiền thanh toán thừa:
Khách đã thanh toán thừa sẽ không hiển thị trong danh sách này, mà hiển thị ở mục “Tiền thừa” trong phần Quản lý tài chính.

Về cấu hình hệ thống:
Số tiền “Tổng tiền tháng này” có thể bao gồm cả phí quản lý, điện nước, dịch vụ… tùy cấu hình hệ thống của bạn. Liên hệ bộ phận IT để điều chỉnh nếu cần.

Lưu ý pháp lý:
Khi thu nợ, tuyệt đối không được:

  • Đe dọa, xúc phạm nhân phẩm khách hàng
  • Công khai danh sách nợ lên mạng xã hội
  • Tự ý vào phòng khách để tịch thu tài sản
  • Sử dụng bạo lực hoặc gây áp lực quá mức

Mọi hành động phải tuân thủ pháp luật và hợp đồng đã ký.

10. Liên kết liên quan

Hỗ trợ

Mọi thắc mắc xin liên hệ ngay tới:

Chúc các bạn thành công!

Cập nhật ngày
Tiền thừaTổng quan công việc