Đặt cọc
Tổng quan
Cọc giữ chỗ là tính năng được đội ngũ Resident thiết kế nhằm hỗ trợ chủ nhà lưu trữ thông tin khách đặt cọc giữ chỗ tại căn hộ. Từ đó, chủ nhà có thể:
- Theo dõi thông tin khách thuê ra vào căn hộ
- Nắm được tình trạng trống phòng
- Quản lý tỷ lệ lấp phòng
- Chuyển đổi từ đặt cọc sang ký hợp đồng thuê
Tính năng này giúp chủ nhà quản lý hiệu quả các khoản đặt cọc và đảm bảo không bỏ lỡ cơ hội cho thuê.
1. Thêm cọc giữ chỗ
Truy cập màn hình Đặt cọc
Tại màn hình chính, ấn chọn Khách hàng → Đặt cọc
Tạo đặt cọc mới
Ấn nút hình dấu (+) để Thêm đặt cọc
Điền thông tin đặt cọc
Màn hình chi tiết Thêm đặt cọc sẽ xuất hiện. Điền các trường thông tin theo yêu cầu:
Những mục đánh dấu (*) là những mục bắt buộc phải điền thông tin
Thông tin phòng
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tòa nhà | Chọn tòa nhà có phòng muốn đặt cọc | ✅ |
| Phòng | Chọn phòng cụ thể trong tòa nhà | ✅ |
| Giường | Chọn giường (nếu quản lý theo giường) | ❌ |
Thông tin khách hàng
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Khách cọc | Ấn nút Thêm khách hàng → Điền thông tin khách thuê (cá nhân hoặc tổ chức) | ✅ |
| Số người ở | Số người đăng ký ở tại phòng | ✅ |
Thông tin tài chính
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tiền thuê (thỏa thuận) | Giá thuê phòng áp dụng với khách hàng | ✅ |
| Tiền cọc (full) | Tiền cọc full khách sẽ phải đóng đủ sau khi vào thuê | ✅ |
| Tiền cọc (Tạm cọc) | Số tiền khách hàng đã đóng để đặt cọc giữ phòng | ✅ |
| Số tháng giảm | Số tháng được giảm giá (nếu có) | ❌ |
| Số tiền giảm | Số tiền được giảm (nếu có) | ❌ |
Thông tin thời gian
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Ngày đặt cọc | Ngày khách đặt cọc giữ phòng | ✅ |
| Ngày chuyển vào | Ngày khách dự kiến chuyển vào | ✅ |
| Ngày bắt đầu tính tiền | Ngày bắt đầu tính tiền thuê | ✅ |
| Thời hạn hợp đồng | Thời hạn hợp đồng dự kiến | ✅ |
| Thuê từ ngày | Ngày bắt đầu thuê | ✅ |
| Thuê đến ngày | Ngày kết thúc thuê | ✅ |
| Chu kỳ thanh toán | Chu kỳ thanh toán tiền thuê (tháng/quý/năm) | ✅ |
Thông tin thanh toán
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tài khoản | Nguồn nhận tiền cọc: Tiền mặt hoặc ấn “Thêm sổ quỹ” để thêm Ngân hàng, Ví điện tử,… | ✅ |
| Ghi chú | Ghi chú thêm về đặt cọc | ❌ |
Lưu thông tin
Ấn nút Lưu để hoàn thành thao tác thêm đặt cọc
Nếu bạn nhập dữ liệu thành công, hệ thống sẽ bắn thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và hiển thị thông tin chi tiết tại màn Danh sách cọc giữ chỗ
2. Sửa, xóa cọc giữ chỗ
Sau khi thêm cọc giữ chỗ, nếu cần Sửa hoặc Xóa thông tin:
- Chọn nút Thao tác tại hàng thông tin cần chỉnh sửa
- Chọn Cập nhật (để sửa) hoặc Xóa (để xóa)
- Sau khi Sửa thành công: Hệ thống bắn thông báo “Dữ liệu đã được CẬP NHẬT thành công”
- Sau khi Xóa thành công: Hệ thống bắn thông báo “Dữ liệu đã được XOÁ thành công”
3. Ký hợp đồng
Khi khách thuê sẵn sàng chuyển vào, bạn có thể chuyển đổi từ đặt cọc sang hợp đồng thuê chính thức:
Chọn ký hợp đồng
Tại màn Danh sách cọc giữ chỗ, ấn nút Thao tác → Ký hợp đồng tại hàng thông tin khách thuê đã cọc giữ chỗ
Điền thông tin hợp đồng
Điền thông tin theo yêu cầu từ hệ thống.
Chi tiết cách lập hợp đồng xem tại: Hợp đồng
Những mục đánh dấu (*) là những mục bắt buộc phải điền thông tin
Lưu hợp đồng
Ấn nút Lưu để hoàn thành thao tác lập hợp đồng
Nếu thành công, hệ thống sẽ bắn thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và ẩn thông tin cọc giữ chỗ tại màn này (vì đã chuyển sang hợp đồng chính thức)
4. Hủy cọc
Khi khách thuê đã đặt cọc giữ chỗ nhưng sau đó hủy cọc (dù xuất phát từ lý do khách quan hay chủ quan), bạn cần thao tác để:
- Thống kê và theo dõi thông tin liên quan
- Quản lý thu/chi
- Cập nhật tình trạng phòng trống
Chọn hủy cọc
Ấn chọn Thao tác → Hủy cọc tại cọc giữ chỗ mà bạn muốn hủy
Điền thông tin hủy cọc
Màn hình chi tiết Hủy cọc giữ chỗ sẽ xuất hiện. Điền các trường thông tin:
Những mục đánh dấu (*) là những mục bắt buộc phải điền thông tin
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Số tiền hoàn cọc | Số tiền sẽ hoàn lại cho khách hàng | ✅ |
| Lý do hủy cọc | Lý do khách hàng hủy cọc | ✅ |
Hoàn thành hủy cọc
Ấn nút Lưu để hoàn thành thao tác hủy cọc
Sau khi hủy cọc, phòng sẽ tự động chuyển về trạng thái Trống và có thể cho khách khác đặt cọc hoặc thuê
Thống kê và lọc thông tin
Tại màn hình Danh sách cọc giữ chỗ, bạn có thể:
- Lọc theo trạng thái: Đang cọc, Đã ký hợp đồng, Đã hủy
- Lọc theo tòa nhà: Xem đặt cọc của từng tòa nhà
- Lọc theo thời gian: Ngày đặt cọc, ngày chuyển vào dự kiến
- Tìm kiếm: Theo tên khách hàng, số điện thoại, số phòng
- Xuất báo cáo: Xuất danh sách đặt cọc theo Excel
Mẹo và thực hành tốt
Quản lý thời hạn đặt cọc
Nên quy định rõ thời hạn giữ phòng sau khi đặt cọc (thường 7-15 ngày). Sau thời hạn này nếu khách không vào thuê, có thể tự động hủy cọc.
Chính sách hoàn cọc
Nên có chính sách hoàn cọc rõ ràng:
- Hủy trước 7 ngày: Hoàn 100%
- Hủy từ 3-7 ngày: Hoàn 50%
- Hủy dưới 3 ngày: Không hoàn
Theo dõi đặt cọc sắp hết hạn
Thường xuyên kiểm tra danh sách đặt cọc để nhắc khách hàng về ngày chuyển vào hoặc xử lý kịp thời khi khách hủy.
Lưu ý quan trọng
- Thu đủ tiền tạm cọc trước khi giữ phòng
- Ghi rõ thông tin liên hệ khách hàng
- Lưu ảnh CMND/CCCD của khách đặt cọc
- Có biên bản hoặc phiếu thu khi nhận tiền cọc
Sử dụng tài khoản riêng
Nên tạo sổ quỹ riêng cho “Tiền cọc” để dễ dàng theo dõi và đối chiếu các khoản thu/chi liên quan đến đặt cọc.
Báo cáo liên quan
Bạn có thể xem các báo cáo liên quan đến đặt cọc tại:
- Báo cáo thu chi: Xem dòng tiền từ đặt cọc và hoàn cọc
- Báo cáo lấp đầy: Theo dõi số phòng đang cọc, tỷ lệ chuyển đổi từ cọc sang thuê
- Báo cáo khách hàng: Thống kê số khách đặt cọc, hủy cọc theo thời gian
Hỗ trợ
Trên đây là những thao tác cơ bản để bạn quản lý cọc giữ chỗ trên phần mềm Resident. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi thống kê và lọc thông tin tại màn này.
Mọi thắc mắc xin liên hệ ngay:
- 📞 Hotline: 0355.430.074
- 📧 Email: contact@resident.vn
Chúc các bạn thành công!