Skip to Content
🎉 Cập nhật mới ngày 11/11/2025 -Xem chi tiết →
Báo cáo tài chínhSổ quỹ theo ngày

Sổ quỹ theo ngày

Màn hình Sổ quỹ theo ngày cho phép theo dõi chi tiết tình hình thu – chi và số dư quỹ của từng tài khoản (tiền mặt, ngân hàng, ví,…) theo từng ngày. Đây là công cụ quan trọng để chủ nhà quản lý dòng tiền hằng ngày một cách minh bạch, chính xác.

Lợi ích của báo cáo

  • 💰 Theo dõi dòng tiền: Nắm rõ tình hình thu chi và số dư quỹ từng ngày, từng tài khoản
  • 📊 Kiểm soát tài chính: Phát hiện sớm các bất thường trong thu chi, tránh thất thoát
  • 📈 Phân tích xu hướng: Đánh giá xu hướng thu chi theo thời gian để lập kế hoạch tài chính
  • 🔍 Đối chiếu dễ dàng: So sánh số liệu hệ thống với số dư thực tế để phát hiện sai lệch

Sổ quỹ theo ngày giúp bạn quản lý dòng tiền chặt chẽ, phát hiện kịp thời các vấn đề tài chính và đưa ra quyết định điều chỉnh phù hợp.

1. Thông tin hiển thị

Trong bảng dữ liệu, hệ thống hiển thị các cột thông tin sau:

Trường thông tinMô tả
NgàyNgày ghi nhận giao dịch thu – chi
Tài khoảnTên tài khoản hoặc loại quỹ (tiền mặt, ngân hàng, ví điện tử,…)
Số dư đầu ngàySố dư còn lại tại thời điểm bắt đầu ngày
Tổng thuTổng số tiền thu vào quỹ trong ngày
Tổng chiTổng số tiền chi ra trong ngày
Tồn cuối ngàySố dư quỹ còn lại sau khi cộng thu và trừ chi trong ngày đó

Công thức tính:

Tồn cuối ngày = Số dư đầu ngày + Tổng thu - Tổng chi

Ví dụ:

  • Số dư đầu ngày: 50.000.000 đ
  • Tổng thu trong ngày: 30.000.000 đ
  • Tổng chi trong ngày: 15.000.000 đ
  • Tồn cuối ngày = 50tr + 30tr - 15tr = 65.000.000 đ

2. Xuất dữ liệu báo cáo

Nhấn nút Xuất dữ liệu

Tại màn hình Báo cáo sổ quỹ theo ngày, click vào nút Xuất dữ liệu (biểu tượng mũi tên màu tím hướng xuống).

Nút xuất dữ liệu sổ quỹ

Tải file về máy

Sau khi click, hệ thống chuyển sang màn Lịch sử Import/Export.

Nhấn nút Tải xuống tại dòng dữ liệu muốn tải và lưu về máy.

Lịch sử export

File xuất ra dạng Excel (.xlsx) chứa đầy đủ thông tin thu chi theo ngày, tiện cho việc đối chiếu số liệu với sổ sách kế toán hoặc báo cáo với đối tác.

3. Lọc dữ liệu báo cáo

Để lọc dữ liệu báo cáo:

Cách thực hiện:

Click vào biểu tượng Lọc dữ liệu (dấu 3 gạch màu đen) → Chọn tiêu chí lọc → Nhấn Áp dụng.

Bộ lọc báo cáo

Các tiêu chí lọc:

Tiêu chíMô tả
Khoảng thời gianLọc theo ngày bắt đầu và ngày kết thúc
Tài khoảnLọc theo tài khoản cụ thể (tiền mặt, ngân hàng, ví,…)
Loại giao dịchLọc theo thu hoặc chi
Khu vựcLọc theo khu vực quản lý
Tòa nhàLọc theo tòa nhà cụ thể

Lọc theo Khoảng thời gian giúp bạn xem tổng quan thu chi trong tuần, tháng, quý để đánh giá hiệu quả hoạt động.

Phân tích sổ quỹ

Các chỉ số quan trọng

1. Dòng tiền ròng (Net Cash Flow)

Dòng tiền ròng = Tổng thu - Tổng chi

Đánh giá:

  • Dương (+): Quỹ tăng - Hoạt động kinh doanh tốt
  • Âm (-): Quỹ giảm - Cần kiểm soát chi tiêu
  • Bằng 0: Thu chi cân bằng

Ví dụ:

  • Tổng thu tháng 11: 500 triệu
  • Tổng chi tháng 11: 320 triệu
  • Dòng tiền ròng: 500tr - 320tr = +180 triệu
  • Đánh giá: Tốt - Quỹ tăng 180 triệu

2. Tỷ lệ chi/thu

Tỷ lệ chi/thu = (Tổng chi / Tổng thu) × 100%

Đánh giá:

  • < 60%: Rất tốt - Lợi nhuận cao
  • 60-75%: Tốt - Mức độ hợp lý
  • 75-90%: Trung bình - Cần tối ưu chi phí
  • 90-100%: Cao - Lợi nhuận thấp
  • > 100%: Thua lỗ - Cần điều chỉnh ngay

Ví dụ:

  • Tổng thu: 500 triệu
  • Tổng chi: 320 triệu
  • Tỷ lệ: 320/500 × 100% = 64%
  • Đánh giá: Tốt

3. Số dư quỹ bình quân

Số dư bình quân = (Tổng số dư đầu ngày + Tổng số dư cuối ngày) / 2

Ý nghĩa:

  • Đo lường mức vốn lưu động trung bình
  • Đánh giá khả năng thanh khoản
  • Lập kế hoạch đầu tư

Ví dụ:

  • Số dư đầu tháng: 100 triệu
  • Số dư cuối tháng: 280 triệu
  • Số dư bình quân: (100tr + 280tr) / 2 = 190 triệu

Các loại tài khoản quỹ

Tiền mặt

Đặc điểm:

  • Thanh khoản cao nhất
  • Dễ sử dụng, không phụ thuộc ngân hàng
  • Rủi ro mất mát, trộm cắp cao
  • Khó kiểm soát và đối chiếu

Giao dịch phổ biến:

Thu:

  • Khách trả tiền mặt
  • Rút tiền từ ngân hàng
  • Thu nợ

Chi:

  • Chi phí vận hành nhỏ lẻ
  • Lương nhân viên (nếu có)
  • Gửi tiền vào ngân hàng
  • Chi phí khẩn cấp

Quản lý tiền mặt:

1. Kiểm kê định kỳ

  • Đếm tiền cuối ngày
  • Đối chiếu với sổ sách
  • Lập biên bản kiểm kê

2. Giới hạn số dư

  • Tối đa 20-50 triệu
  • Số dư lớn nên gửi ngân hàng
  • Giảm rủi ro mất mát

3. Chứng từ đầy đủ

  • Phiếu thu/chi có chữ ký
  • Lưu trữ theo thứ tự thời gian
  • Scan lưu trữ điện tử

Không nên giữ quá nhiều tiền mặt. Số dư lớn hơn 50 triệu nên gửi ngân hàng để đảm bảo an toàn và có lãi suất.

Phân tích và tối ưu

1. Phân tích xu hướng thu chi

Biểu đồ hữu ích:

1. Biểu đồ đường: Xu hướng theo thời gian

  • Trục X: Thời gian (ngày, tuần, tháng)
  • Trục Y: Số tiền (thu, chi, số dư)
  • Xác định xu hướng tăng/giảm

2. Biểu đồ cột: So sánh thu chi

  • Cột xanh: Tổng thu
  • Cột đỏ: Tổng chi
  • Cột vàng: Dòng tiền ròng
  • So sánh giữa các kỳ

3. Biểu đồ tròn: Cơ cấu chi phí

  • Lương nhân viên: 30%
  • Bảo trì: 20%
  • Điện nước: 15%
  • Marketing: 10%
  • Khác: 25%

Phân tích theo chu kỳ:

Hàng ngày:

  • Theo dõi giao dịch bất thường
  • Đối chiếu số dư
  • Xử lý sai sót kịp thời

Hàng tuần:

  • Tổng hợp thu chi
  • So sánh với tuần trước
  • Lập kế hoạch tuần sau

Hàng tháng:

  • Phân tích chi tiết
  • Đối chiếu với kế hoạch
  • Báo cáo cho chủ đầu tư

Hàng quý:

  • Đánh giá tổng thể
  • Điều chỉnh chiến lược
  • Lập kế hoạch quý sau

2. Tối ưu hóa quỹ

Nguyên tắc quản lý quỹ:

1. Đủ thanh khoản

  • Luôn có 1-2 tháng chi phí vận hành
  • Dự phòng cho chi phí khẩn cấp
  • Không để quỹ quá thấp

2. Tận dụng lãi suất

  • Gửi tiết kiệm ngắn hạn
  • Chọn kỳ hạn linh hoạt
  • So sánh lãi suất các ngân hàng

3. Giảm thiểu rủi ro

  • Phân tán quỹ vào nhiều tài khoản
  • Không giữ quá nhiều tiền mặt
  • Bảo mật thông tin tài khoản

Chiến lược phân bổ quỹ:

Mô hình 50-30-20:

  • 50% Ngân hàng (an toàn, có lãi)
  • 30% Tiền mặt + Ví điện tử (thanh khoản cao)
  • 20% Quỹ đặc biệt (dự phòng, đầu tư)

Ví dụ với tổng quỹ 300 triệu:

  • Ngân hàng: 150 triệu
  • Tiền mặt + Ví: 90 triệu
  • Quỹ đặc biệt: 60 triệu

3. Xử lý chênh lệch

Nguyên nhân chênh lệch:

1. Sai sót nhập liệu

  • Nhập sai số tiền
  • Nhập trùng giao dịch
  • Quên nhập giao dịch

2. Giao dịch chờ xử lý

  • Séc chưa qua ngân hàng
  • Chuyển khoản chưa về
  • Phí ngân hàng chưa trừ

3. Gian lận

  • Tham ô, biển thủ
  • Giả mạo chứng từ
  • Chi không có chứng từ

Quy trình xử lý:

Phát hiện chênh lệch

So sánh số dư hệ thống với thực tế

Xác định nguyên nhân

Kiểm tra lại giao dịch, chứng từ

Điều chỉnh

Nhập bổ sung hoặc sửa sai

Xác nhận

Đối chiếu lại sau khi điều chỉnh

Báo cáo

Lập báo cáo chênh lệch và xử lý

Phát hiện chênh lệch > 5 triệu hoặc > 2% tổng quỹ cần điều tra kỹ lưỡng. Có thể là dấu hiệu gian lận hoặc sai sót nghiêm trọng.

Tips & Best Practices

Mẹo quản lý sổ quỹ hiệu quả:

1. Cập nhật hàng ngày

  • Nhập giao dịch ngay sau khi phát sinh
  • Không để tồn đọng chứng từ
  • Kiểm tra số dư cuối ngày

2. Đối chiếu định kỳ

  • Đối chiếu ngân hàng hàng tuần
  • Kiểm kê tiền mặt cuối ngày
  • So sánh với sổ sách kế toán

3. Chứng từ đầy đủ

  • Mọi giao dịch phải có chứng từ
  • Lưu trữ chứng từ gốc
  • Scan và lưu trữ điện tử

4. Phân quyền rõ ràng

  • Người thu khác người chi
  • Người nhập khác người duyệt
  • Người quản lý giám sát

5. Phân tích thường xuyên

  • Xem báo cáo hàng tuần
  • So sánh với kế hoạch
  • Điều chỉnh kịp thời

6. Dự báo dòng tiền

  • Lập kế hoạch thu chi tuần/tháng
  • Dự phòng chi phí bất ngờ
  • Chuẩn bị quỹ cho chu kỳ khó khăn

7. Tối ưu chi phí

  • Xem xét các khoản chi định kỳ
  • Đàm phán lại với nhà cung cấp
  • Cắt giảm chi phí không hiệu quả

8. Đầu tư thông minh

  • Gửi tiết kiệm số dư nhàn rỗi
  • Chọn kỳ hạn linh hoạt
  • Đa dạng hóa tài khoản

Hỗ trợ

Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về sổ quỹ theo ngày, vui lòng liên hệ:

Các trang liên quan

Cập nhật ngày
Bỏ trảDòng tiền